Ferramentas e metodologias essenciais para o seu mapeamento de processos
Como falamos recentemente aqui no Blog, o mapeamento de processos é a representação sequencial de cada etapa das atividades que devem ser realizadas.
Dessa maneira, o registro de informações das atividades é padronizado. Isso proporciona maior facilidade na gestão, melhoria na eficiência, agilidade e eficácia nos mais diversos setores do ambiente interno.
Contudo, para que o seu mapeamento seja realmente eficaz e o levem aos resultados almejados, você precisará contar com algumas ferramentas e metodologias essenciais nesse sentido.
Temos um material gratuito e editável (WORD) para você montar o seu Mapeamento clicando aqui.
Dentre elas, destacamos algumas das mais importantes para te ajudar nessa jornada:
5W2H
O 5W2H é uma técnica que tem como objetivo sistematizar os processos e facilitar o seu andamento seguindo as seguintes etapas:
- What? (O que?)
- Why? (Porquê?)
- Where? (Onde?)
- When? (Quando?)
- Who? (Quem?)
- How? (Como?)
- How much? (Quanto?)
Essa estratégia auxilia na execução das tarefas da empresa, pois ajuda a eliminar dúvidas e organizar as ideias. Dessa forma, os responsáveis por determinadas funções obtêm uma visão mais clara dos objetivos da empresa e as executa de maneira assertiva.
MATRIZ GUT
A Matriz GUT te auxilia na priorização das pendências da seguinte forma:
- (G) – Gravidade da situação
- (U) – Urgência com que deve ser resolvida/concluída
- (T) – Tendência de que o problema se agrave
Seguindo as premissas acima, o time identifica o melhor caminho a seguir. Ou seja, a metodologia direciona as estratégias dos gestores por meio de análises internas e externas do cenário em questão.
MATRIZ BASICO
Com a Matriz BASICO a equipe prioriza projetos que geram resultados realmente importantes para a Organização. Dessa forma, a ferramenta se baseia em seis critérios, que formam a palavra BASICO, são eles:
- (B) – benefícios para a organização
- (A) – abrangência dos resultados
- (S) – satisfação dos colaboradores
- (I) – investimentos necessários
- (C) – cliente externo
- (O) – operacionalização
DIAGRAMA DE TARTARUGA
Com o Diagrama é possível ter uma visualização clara e ampla dos processos. Assim, identificam-se os procedimentos necessários para alcançar os resultados esperados.
Além disso, é um facilitador para o desenvolvimento dos processos. Afinal, essa visão mais ampla permite que necessidades de melhorias sejam detectadas e que riscos sejam evitados. São 7 etapas:
- PROCESSO
- ENTRADA
- SAÍDA
- RECURSOS HUMANOS
- RECURSOS MATERIAIS
- COMO (MÉTODO)
- INDICADORES
Se quiser saber mais sobre Diagrama de Tartaruga é só clicar aqui!
FLUXOGRAMA
O uso do fluxograma de processos é uma das formas mais populares de realizar o mapeamento em si. Ou seja, com a sua utilização você identifica de maneira facilitada cada uma das etapas do processo.
Existem três modelos bastante utilizados nesse sentido:
- Fluxograma
- Fluxograma horizontal
- Mapofluxograma
CHECKLIST
O Checklist é um ótimo aliado quando falamos em maximizar a produtividade e maestria na execução das atividades.
A sua utilização permite a disseminação de instruções claras e detalhadas, facilitando a execução das atividades por parte dos responsáveis. Além disso, fica clara a definição de prazos e padrões a serem seguidos.
Dessa forma, tem-se um controle que garante a conclusão das atividades por parte do time, de forma ágil e confiável.
UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO E POTENCIALIZE SEUS MAPEAMENTOS DE PROCESSO
Primeiramente, cadastre processos e macroprocessos. Em seguida, garanta a padronização, atinja todas as metas e identifique pontos de melhoria automatizando o seu mapeamento de processos com um software de gestão.
No Software Qualis você conta com ferramentas e metodologias para o seu mapeamento de processos, tais como:
- SIPOC
- Diagrama de Tartaruga
- Associação
- Manutenção
E aí, você já utiliza alguma dessas ferramentas e metodologias no seu mapeamento de processos? Conta pra gente nos comentários!
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Beijos e até semana que vem!
