O 5W2H é uma ferramenta muito utilizada tanto por empresas como também para planejamentos pessoais. Quando aplicado da maneira correta pode ser um ótimo direcionador.

O que significa a sigla 5W2H?

A sigla nada mais é do que a inicial das etapas que deverão ser seguidas, são elas:

1.    What? (O que?)

Nesta etapa deverá ser descrito o que será feito, por exemplo: Criação de um novo produto, estabelecimento de novas estratégias, etc. Lembrando que a ação deve apresentar benefícios nas estratégias da empresa.

2.    Why? (Porquê?)

Agora é hora de estabelecer o motivo da ação, por exemplo: Aumentar lucros, fidelizar clientes, organizar os setores, etc. Nessa etapa será possível visualizar a importância da ação.

3.    Where? (Onde?)

Aqui é estabelecido onde essa ação será realizada e/ou seu alcance.

4.    When? (Quando?)

Nessa etapa deve ser estipulado quando essas ações serão realizadas.

5.    Who? (Quem?)

Nesta etapa deverá ser estipulado quem será o responsável por realizar determinadas tarefas.

6.    How? (Como?)

Deverão ser descritas de que maneira tais tarefas deverão ser realizadas.

7.    How much? (Quanto?)

Deverá ser estipulado quanto será gasto ao final de todo o processo.

Essa estratégia irá auxiliar consideravelmente nas tarefas da empresa, pois ajuda a eliminar dúvidas e organizar as ideias, o que gera economia de tempo e faz com que os responsáveis por determinadas funções tenham uma visão mais clara dos objetivos da empresa e execute-as de maneira muito mais eficaz.

Se todas as novas ações da empresa forem divididas nas etapas do 5W2H a diferença na produtividade irá ser percebida com muita facilidade, pois gerará impactos positivos nas atividades realizadas internamente.

Porque utilizar o 5W2H?

A questão é que quando conseguimos ter uma visão clara daquilo que inicialmente temos apenas em nossa mente, conseguimos traçar um plano para chegar no ponto almejado de forma muito mais simples e rápida. Isso acontece porque quando não sabemos por onde começar, ou simplesmente começamos de maneira errada a probabilidade de gerar retrabalhos e até mesmo de não alcançar os objetivos é muito maior.

Todo planejamento necessita de uma estratégia eficaz, as atividades realizadas pela gestão da qualidade, por exemplo, precisam ser feitas de maneira sistêmica e padronizada, para isso os profissionais da qualidade precisam ter um plano de ação eficaz em mãos, e nesse momento o 5W2H pode ser um grande aliado.

Utilize um software de gestão

Um software de controle de qualidade, como o Qualis, que utiliza essa ferramenta para plano de ação irá facilitar muito todo esse processo. É necessário apenas preencher os campos (o que? Porque? etc.). A partir daí o software vai gerando pendências conforme a necessidade de executar ações e essa pendência aparecerá tanto para o responsável pela ação como também para a pessoa que está gerenciando todo o processo. Desta maneira é possível controlar prazos de maneira automática e saber se os colaboradores estão cumprindo suas funções.

Quando nos empenhamos em estabelecer boas estratégias conseguimos ter um retorno muito maior em um período muito menor. Isso vale tanto para o âmbito profissional, como também para o pessoal.

“É importante ter metas, mas também é fundamental planejar cuidadosamente cada passo para atingi-las. ” – Bernardinho

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