Mapeamento de Processos: Ferramentas e metodologias essenciais para o seu SGQ

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Ferramentas e metodologias essenciais para o seu mapeamento de processos

Como falamos recentemente aqui no Blog, o mapeamento de processos é a representação sequencial de cada etapa das atividades que devem ser realizadas.

Dessa maneira, o registro de informações das atividades é padronizado. Isso proporciona maior facilidade na gestão, melhoria na eficiência, agilidade e eficácia nos mais diversos setores do ambiente interno.

Contudo, para que o seu mapeamento seja realmente eficaz e o levem aos resultados almejados, você precisará contar com algumas ferramentas e metodologias essenciais nesse sentido.

Temos um material gratuito e editável (WORD) para você montar o seu Mapeamento clicando aqui.

Dentre elas, destacamos algumas das mais importantes para te ajudar nessa jornada:

5W2H

O 5W2H é uma técnica que tem como objetivo sistematizar os processos e facilitar o seu andamento seguindo as seguintes etapas:

What? (O que?)
Why? (Porquê?)
Where? (Onde?)
When? (Quando?)
Who? (Quem?)
How? (Como?)
How much? (Quanto?)

Essa estratégia auxilia na execução das tarefas da empresa, pois ajuda a eliminar dúvidas e organizar as ideias. Dessa forma, os responsáveis por determinadas funções obtêm uma visão mais clara dos objetivos da empresa e as executa de maneira assertiva.

MATRIZ GUT

A Matriz GUT te auxilia na priorização das pendências da seguinte forma:

(G) – Gravidade da situação
(U) – Urgência com que deve ser resolvida/concluída
(T) – Tendência de que o problema se agrave

Seguindo as premissas acima, o time identifica o melhor caminho a seguir. Ou seja, a metodologia direciona as estratégias dos gestores por meio de análises internas e externas do cenário em questão.

MATRIZ BASICO

Com a Matriz BASICO a equipe prioriza projetos que geram resultados realmente importantes para a Organização. Dessa forma, a ferramenta se baseia em seis critérios, que formam a palavra BASICO, são eles:

(B) – benefícios para a organização
(A) – abrangência dos resultados
(S) – satisfação dos colaboradores
(I) – investimentos necessários
(C) – cliente externo
(O) – operacionalização

DIAGRAMA DE TARTARUGA

Com o Diagrama é possível ter uma visualização clara e ampla dos processos. Assim, identificam-se os procedimentos necessários para alcançar os resultados esperados.

Além disso, é um facilitador para o desenvolvimento dos processos. Afinal, essa visão mais ampla permite que necessidades de melhorias sejam detectadas e que riscos sejam evitados. São 7 etapas:

PROCESSO
ENTRADA
SAÍDA
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS MATERIAIS
COMO (MÉTODO)
INDICADORES

Se quiser saber mais sobre Diagrama de Tartaruga é só clicar aqui!

FLUXOGRAMA

O uso do fluxograma de processos é uma das formas mais populares de realizar o mapeamento em si. Ou seja, com a sua utilização você identifica de maneira facilitada cada uma das etapas do processo.

Existem três modelos bastante utilizados nesse sentido:

Fluxograma
Fluxograma horizontal
Mapofluxograma

CHECKLIST

O Checklist é um ótimo aliado quando falamos em maximizar a produtividade e maestria na execução das atividades.

A sua utilização permite a disseminação de instruções claras e detalhadas, facilitando a execução das atividades por parte dos responsáveis. Além disso, fica clara a definição de prazos e padrões a serem seguidos.

Dessa forma, tem-se um controle que garante a conclusão das atividades por parte do time, de forma ágil e confiável.

UTILIZE UM SOFTWARE DE GESTÃO E POTENCIALIZE SEUS MAPEAMENTOS DE PROCESSO

Primeiramente, cadastre processos e macroprocessos. Em seguida, garanta a padronização, atinja todas as metas e identifique pontos de melhoria automatizando o seu mapeamento de processos com um software de gestão.

No Software Qualis você conta com ferramentas e metodologias para o seu mapeamento de processos, tais como: