5 ferramentas para implantar no sistema de gestão em 2021

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Apesar da pandemia ainda não ter se tornado passado, como gostaríamos, podemos dizer que este ano está mais leve e todos estão mais otimistas, não é mesmo?

Com certeza as coisas vão melhorar mês a mês, em todos os sentidos possíveis, é esse o nosso maior desejo no momento.

Entretanto, não há como fugir da realidade. Estamos em um momento instável e cheio de mudanças, por isso, mais do que nunca o SGQ deve estar preparado para quaisquer adversidades.

Pensando nisso, separamos 5 ferramentas para implantar no sistema de gestão em 2021, de forma a construir um sistema sólido e pronto para enfrentar possíveis desafios e mudanças.

São elas:

1. Análise SWOT

SWOT é uma sigla em inglês que significa:

S: Strenghts (Força)
W: Weaknesses (Fraqueza)
O: Opportunities (Oportunidades
T: Threats (Ameaças)

Essa ferramenta da qualidade pode facilitar consideravelmente o planejamento estratégico. Isso porque com ela é possível identificar os pontos fortes e fracos da Organização, além de oportunidade e ameaças, que são os fatores externos e incontroláveis (como a pandemia).

A Análise SWOT nos dá uma visão clara sobre a realidade da empresa, o que direciona planos de ação focados em ações preventivas, corretivas e implementação de melhorias.

Além disso, a Análise SWOT auxilia a gestão de riscos, que é um fator de extrema relevância no cenário atual.

Quer saber mais sobre Análise SWOT? Clique aqui!

2. Fluxograma de Processo

O fluxograma de processo auxilia na organização das atividades internas. Além disso, facilita a visualização e o entendimento das atividades diárias, possibilitando a identificação de pontos de melhoria.

Apesar de estarmos em um momento onde prevalecem as mudanças e inovação, não devemos deixar de lado procedimentos e processos que garantem a padronização do sistema de gestão.

Afinal, quem trabalha em ambientes corporativos sabe muito bem que o ponto de partida para obter qualidade e produtividade é a organização, não é mesmo?

Utilizando fluxogramas, fatores que muitas vezes passavam despercebidos podem ser identificados e analisados com maior eficácia e agilidade.

Aqui falamos um pouco mais sobre a utilização do Fluxograma de processo.

3. 5W2H

A ferramenta 5W2H é muito utilizada para planejamento de plano de ação. Neste cenário onde muitos planos estão sendo colocados em ação, utilizá-la vai agilizar o seu processo e garantir resultados muito mais satisfatórios.

A sigla significa:

What? (O que?)
Why? (Porquê?)
Where? (Onde?)
When? (Quando?)
Who? (Quem?)

Todo planejamento necessita de uma estratégia eficaz, as atividades realizadas pela gestão da qualidade precisam ser feitas de maneira sistêmica e padronizada, e nesse momento o 5W2H pode ser um grande aliado.

4. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia de 4 etapas que auxilia no controle de processos e melhoria contínua. As etapas são:

(P) Plan – planejar
(D) Do – executar
(C) Check – checar
(A) Act – agir

Para atingir metas e objetivos, o primeiro passo é definir a estratégia que será usada para se chegar ao resultado final. Isso estimula a equipe, fazendo-os produzir mais em menos tempo e com qualidade elevada. Afinal, desenvolvem as atividades com maior foco e dedicação.

Quer saber mais sobre o Ciclo PDCA? Leia este texto aqui.

5. Programa 5S

O programa 5S trata-se de uma metodologia criada no Japão que tem o objetivo de gerar melhorias no sistema de gestão, e no ambiente interno como um todo. Isso é ocasionado por meio da organização, limpeza, padronização e disciplina que são implantados ao inserir o 5S na cultura empresarial.

A ferramenta baseia-se em 5 princípios:

SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
SEITON – SENSO DE ORGANIZAÇÃO
SEISO – SENSO DE LIMPEZA
SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO
SHITSUKE – SENSO DE DISCIPLINA

Vale a pena desenvolver um bom planejamento e investir em treinamentos e programas de incentivo para inserir o 5S na cultura empresarial.

Dentre os principais benefícios da implantação do 5S, podemos citar:

Ambiente mais limpo e organizado;
Aumento na produtividade;
Melhoria da qualidade de produtos e serviços;
Equipe satisfeita e comprometida;
Redução de custos (desperdícios);
Facilidade de identificar novas oportunidades de melhoria.

Tendo em vista o cenário atual, onde muitas pessoas estão trabalhando em Home Office, o 5S pode ter uma função ainda mais significativa, por se tratar de uma nova maneira de trabalhar, onde muitos estão tendo dificuldades de se organizar e manter a produtividade.

A utilização dessa ferramenta já desempenhou (e ainda desempenha) resultados realmente positivos no ambiente corporativo, e na sua casa, o potencial é o mesmo.

E aí, gostou das ferramentas? Já utiliza alguma delas? Utilize-as em conjunto e veja o seu sistema de gestão da qualidade potencializar os resultados da organização.

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