Gestão de documentos no modelo home office
Você tem conseguido executar uma boa gestão de documentos mesmo trabalhando em casa?
Bom, já falamos bastante aqui sobre as facilidades e benefícios de utilizar os recursos proporcionados pela tecnologia, em especial neste momento de pandemia. Uma das inúmeras vantagens trazidas por ela é a possibilidade de armazenar os documentos na nuvem.
Sem o controle adequado de documentos, a empresa corre riscos de perder informações importantes para a organização, comunicação, desenvolvimento de atividades e segurança de dados. Dentre outros possíveis problemas que podem ocorrer, principalmente nesse momento em que o modelo home office vem crescendo cada vez mais.
Gestão digital de documentos – O que é?
Documentos digitais com acesso on-line estão em alta e é tendência neste novo cenário que vem se formando. Isso porque, com cada um trabalhando em um lugar diferente é de extrema importância disponibilizar o acesso às informações a longa distância.
O acesso rápido aos documentos confere mais agilidade por parte dos gestores e toda a sua equipe.
Desafios da migração da gestão de documentos para o meio digital
As empresas que ainda não utilizavam o meio on-line em sua gestão de documentos antes do advento do Coronavírus, podem enfrentar desafios neste processo. Entretanto, são desafios necessários e que irão fazer toda a diferença no controle de documentos e na gestão como um todo.
Tais desafios envolvem o momento de transição e implementação desse modelo de gestão. Nesse sentido, é essencial que a mudança seja feita com todo o cuidado possível, sempre comunicando as partes interessadas de tudo o que está ocorrendo, o motivo das mudanças, como tudo vai funcionar, etc.
Toda mudança deve envolver todo o time, pois eles devem fazer parte do processo e ter total entendimento dos benefícios que terão. Além disso, é fundamental treinar todos os envolvidos para que desenvolvam as habilidades necessárias para o uso eficiente da plataforma escolhida.
Principais benefícios de um software de gestão de documentos
Ao optar por controlar seus documentos no ambiente digital, torna-se necessário buscar as opções de ferramentas e plataformas para o seu armazenamento.
Nesse sentido, o ideal é buscar um software, onde além de armazenar os documentos, é possível realizar todo o seu gerenciamento, e ainda, garantir a segurança das informações.
Dentre os principais benefícios de utilizar um software para gestão de documentos, como funcionalidades como as do Software Qualis, podemos citar:
- Maior organização e segurança das informações
- Acessibilidade de onde você estiver – via computador, notebook, tablet ou celular
- Maior agilidade nos processos e acesso aos documentos
- Aumento de produtividade e redução de retrabalhos e desperdício
- Melhoria na comunicação (em especial no modelo Home Office)
- Diminuição de cópias físicas – sustentabilidade
- Tecnologia em todas as áreas da organização
- Melhoria na qualidade de produtos/serviços
- Atendimentos das normas
- Documentos sempre atualizados
Outro ponto importante a ser citado, é que a automatização da gestão via software, vai totalmente ao encontro da transformação digital que está ocorrendo, de forma cada vez mais rápida.
É preciso nadar conforme a maré, e se vemos uma grande parcela do mercado navegando em direção a tecnologia, é porque há algo benéfico nesse caminho. Usufruir do que há de novo não só garante resultados mais satisfatórios para a organização, como também é uma forma de incentivar o espírito inovador do seu time.
Fique sempre atento ao que há de novo e saiba separar “custos” de “investimentos”.
Se você quiser conhecer e entender melhor o funcionamento do Software de Gestão de Documentos da HDR UP é só clicar aqui e tirar todas as suas dúvidas!
E aí, está pronto para a transformação digital?
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