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Gestão de documentos no modelo home office

Gestão de documentos no modelo home office

Gestão de documentos no modelo home office

Você tem conseguido executar uma boa gestão de documentos mesmo trabalhando em casa?

Bom, já falamos bastante aqui sobre as facilidades e benefícios de utilizar os recursos proporcionados pela tecnologia, em especial neste momento de pandemia. Uma das inúmeras vantagens trazidas por ela é a possibilidade de armazenar os documentos na nuvem.

Sem o controle adequado de documentos, a empresa corre riscos de perder informações importantes para a organização, comunicação, desenvolvimento de atividades e segurança de dados. Dentre outros possíveis problemas que podem ocorrer, principalmente nesse momento em que o modelo home office vem crescendo cada vez mais.

Gestão digital de documentos – O que é?

Documentos digitais com acesso on-line estão em alta e é tendência neste novo cenário que vem se formando. Isso porque, com cada um trabalhando em um lugar diferente é de extrema importância disponibilizar o acesso às informações a longa distância.

O acesso rápido aos documentos confere mais agilidade por parte dos gestores e toda a sua equipe.

Desafios da migração da gestão de documentos para o meio digital

As empresas que ainda não utilizavam o meio on-line em sua gestão de documentos antes do advento do Coronavírus, podem enfrentar desafios neste processo. Entretanto, são desafios necessários e que irão fazer toda a diferença no controle de documentos e na gestão como um todo.

Tais desafios envolvem o momento de transição e implementação desse modelo de gestão. Nesse sentido, é essencial que a mudança seja feita com todo o cuidado possível, sempre comunicando as partes interessadas de tudo o que está ocorrendo, o motivo das mudanças, como tudo vai funcionar, etc.

Toda mudança deve envolver todo o time, pois eles devem fazer parte do processo e ter total entendimento dos benefícios que terão. Além disso, é fundamental treinar todos os envolvidos para que desenvolvam as habilidades necessárias para o uso eficiente da plataforma escolhida.

Principais benefícios de um software de gestão de documentos

Ao optar por controlar seus documentos no ambiente digital, torna-se necessário buscar as opções de ferramentas e plataformas para o seu armazenamento.

Nesse sentido, o ideal é buscar um software, onde além de armazenar os documentos, é possível realizar todo o seu gerenciamento, e ainda, garantir a segurança das informações.

Dentre os principais benefícios de utilizar um software para gestão de documentos, como funcionalidades como as do Software Qualis, podemos citar:

  • Maior organização e segurança das informações
  • Acessibilidade de onde você estiver – via computador, notebook, tablet ou celular
  • Maior agilidade nos processos e acesso aos documentos
  • Aumento de produtividade e redução de retrabalhos e desperdício
  • Melhoria na comunicação (em especial no modelo Home Office)
  • Diminuição de cópias físicas – sustentabilidade
  • Tecnologia em todas as áreas da organização
  • Melhoria na qualidade de produtos/serviços
  • Atendimentos das normas
  • Documentos sempre atualizados

Outro ponto importante a ser citado, é que a automatização da gestão via software, vai totalmente ao encontro da transformação digital que está ocorrendo, de forma cada vez mais rápida.

É preciso nadar conforme a maré, e se vemos uma grande parcela do mercado navegando em direção a tecnologia, é porque há algo benéfico nesse caminho. Usufruir do que há de novo não só garante resultados mais satisfatórios para a organização, como também é uma forma de incentivar o espírito inovador do seu time.

Fique sempre atento ao que há de novo e saiba separar “custos” de “investimentos”.

Se você quiser conhecer e entender melhor o funcionamento do Software de Gestão de Documentos da HDR UP é só clicar aqui e tirar todas as suas dúvidas!

E aí, está pronto para a transformação digital?

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