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Gestão de documentos no modelo home office

Você tem conseguido executar uma boa gestão de documentos mesmo trabalhando em casa?

Bom, já falamos bastante aqui sobre as facilidades e benefícios de utilizar os recursos proporcionados pela tecnologia, em especial neste momento de pandemia. Uma das inúmeras vantagens trazidas por ela é a possibilidade de armazenar os documentos na nuvem.

Sem o controle adequado de documentos, a empresa corre riscos de perder informações importantes para a organização, comunicação, desenvolvimento de atividades e segurança de dados. Dentre outros possíveis problemas que podem ocorrer, principalmente nesse momento em que o modelo home office vem crescendo cada vez mais.

Gestão digital de documentos – O que é?

Documentos digitais com acesso on-line estão em alta e é tendência neste novo cenário que vem se formando. Isso porque, com cada um trabalhando em um lugar diferente é de extrema importância disponibilizar o acesso às informações a longa distância.

O acesso rápido aos documentos confere mais agilidade por parte dos gestores e toda a sua equipe.

Desafios da migração da gestão de documentos para o meio digital

As empresas que ainda não utilizavam o meio on-line em sua gestão de documentos antes do advento do Coronavírus, podem enfrentar desafios neste processo. Entretanto, são desafios necessários e que irão fazer toda a diferença no controle de documentos e na gestão como um todo.

Tais desafios envolvem o momento de transição e implementação desse modelo de gestão. Nesse sentido, é essencial que a mudança seja feita com todo o cuidado possível, sempre comunicando as partes interessadas de tudo o que está ocorrendo, o motivo das mudanças, como tudo vai funcionar, etc.

Toda mudança deve envolver todo o time, pois eles devem fazer parte do processo e ter total entendimento dos benefícios que terão. Além disso, é fundamental treinar todos os envolvidos para que desenvolvam as habilidades necessárias para o uso eficiente da plataforma escolhida.

Principais benefícios de um software de gestão de documentos

Ao optar por controlar seus documentos no ambiente digital, torna-se necessário buscar as opções de ferramentas e plataformas para o seu armazenamento.

Nesse sentido, o ideal é buscar um software, onde além de armazenar os documentos, é possível realizar todo o seu gerenciamento, e ainda, garantir a segurança das informações.

Dentre os principais benefícios de utilizar um software para gestão de documentos, como funcionalidades como as do Software Qualis, podemos citar:

  • Maior organização e segurança das informações
  • Acessibilidade de onde você estiver – via computador, notebook, tablet ou celular
  • Maior agilidade nos processos e acesso aos documentos
  • Aumento de produtividade e redução de retrabalhos e desperdício
  • Melhoria na comunicação (em especial no modelo Home Office)
  • Diminuição de cópias físicas – sustentabilidade
  • Tecnologia em todas as áreas da organização
  • Melhoria na qualidade de produtos/serviços
  • Atendimentos das normas
  • Documentos sempre atualizados

Outro ponto importante a ser citado, é que a automatização da gestão via software, vai totalmente ao encontro da transformação digital que está ocorrendo, de forma cada vez mais rápida.

É preciso nadar conforme a maré, e se vemos uma grande parcela do mercado navegando em direção a tecnologia, é porque há algo benéfico nesse caminho. Usufruir do que há de novo não só garante resultados mais satisfatórios para a organização, como também é uma forma de incentivar o espírito inovador do seu time.

Fique sempre atento ao que há de novo e saiba separar “custos” de “investimentos”.

Se você quiser conhecer e entender melhor o funcionamento do Software de Gestão de Documentos da HDR UP é só clicar aqui e tirar todas as suas dúvidas!

E aí, está pronto para a transformação digital?

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