Tudo sobre auditoria remota no cenário de pandemia!

Uma das preocupações das organizações neste cenário de pandemia é referente às auditorias, já que muitos precisam renovar suas certificações, e até mesmo, realizar as audições periódicas para garantir o funcionamento do SGQ seguindo os padrões necessários.

Com isso, o modelo de auditoria remota vem ganhando espaço. Para quem não sabe, é possível realizar as auditorias digitalmente, e ainda, obter benefícios com isso. Portanto, não se desespere, a tecnologia pode te ajudar a garantir a eficácia do seu sistema de gestão e manter a sua certificação em dia.

Ao final, preparamos uma entrevista com a Ana Paula Loch, gerente de garantia da qualidade da Alibra Ingredientes, onde ela fala sobre sua experiência com auditoria remota. Por isso, leia todo o conteúdo!

Como funcionam as auditorias remotas?

As auditorias remotas são realizadas por meio de ferramentas de comunicação, tais como: Zoom, MicrosoftTeams, Facetime e etc. É claro que, para manter a eficiência e garantir máximo aproveitamento é necessário tomar alguns cuidados, dentre eles:

• Definir a ferramenta que será utilizada e realizar testes para garantir o bom funcionamento e evitar contratempos;
• Revisar os documentos e garantir que todos os documentos necessários estão disponíveis no ambiente digital;
• Garantir o bom funcionamento da internet (Se possível, ter mais de uma opção de conexão);
• Todos os participantes devem providenciar um ambiente silencioso para que não haja interrupções desnecessárias.

Um bom planejamento faz toda a diferença para que tudo saia como o esperado e a equipe esteja preparada para solucionar situações adversas de forma ágil e eficaz.

Benefícios da auditoria remota

Para você que chegou a pensar que tudo estaria perdido, tenho que te dizer que as auditorias remotas não só são uma ótima opção nessa quarentena, como também apresentam alguns benefícios, ou seja, quem se adaptar a esse modelo, pode continuar realizando as audições de forma digital mesmo pós pandemia.

Conheça alguns benefícios:

• Evita a exposição dos envolvidos neste cenário de pandemia
• Redução de custos com deslocamento
• Otimização do tempo (já que tudo é realizado de forma remota)
• Permite a manutenção e funcionamento do SGQ de forma digital

Quais cuidados são necessários tomar para garantir a eficácia da auditoria?

Primeiramente, é necessário ter o escopo e os objetivos da auditoria bem definidos. As auditorias internas possuem escopos diferentes das auditorias externas, por exemplo.

Outro ponto importante é que é fundamental atender aos requisitos das normas para a realização das auditorias. Não são todas as normas que estão liberadas para a renovação da certificação de forma remota, portanto, algumas destas realmente terão de ser adiadas.

As tecnologias estão disponíveis para nos ajudar, e o seu papel é aproveitá-las da melhor maneira possível para continuar entregando resultados, mesmo estando em casa.

É claro que isso não serve para todos os casos, existem situações em que os processos são mais complexos e necessitam da visita física do auditor, neste caso, é possível realizar a auditoria remota e a visita física torna-se reduzida e requer menos profissionais.

O importante neste momento, é considerar todas as opções e buscar a melhor solução para que o seu negócio não pare e o seu time esteja preparado para voltar com tudo quando isso passar.

Na prática com a entrevistada Ana Paula Loch, Gerente de Garantia da Qualidade na Alibra Ingredientes:

Como funciona a auditoria remota?

É acordado entre o auditado e o auditor qual a melhor plataforma para conduzir a auditoria. Na auditoria da Alibra, utilizamos o Microsoft Teams, que inclusive recomendo.

A empresa auditora envia antecipadamente o checklist e o plano da auditoria com todos os pontos a serem avaliados e os respectivos horários. Além disso, também é enviada uma lista com documentos prévios a serem enviados. Utilizamos o Sharepoint para compartilhar documentos.

Um dia antes da auditoria subimos a lista de documentos solicitados pela auditora, para que pudesse ser previamente avaliado e também com o objetivo de facilitar e agilizar a auditoria.

Durante a auditoria, conversamos sobre os procedimentos, sistemáticas, e quando já haviam informações suficientes, a auditora nos solicitava um tempo para que pudesse avaliar os procedimentos escritos. Dessa forma, combinávamos um horário para retornar na sala do Teams.

A visita na fábrica foi muito rápida, aproximadamente 30 minutos, utilizamos o WhatsApp para fazer uma chamada por vídeo e mostrar os pontos que a auditora gostaria de visualizar.

A auditora já havia auditado a Alibra presencialmente, o que facilitou durante a visita.

Quais são os prós e contras?

Prós:

– Auditoria muito mais objetiva e assertiva.

– Para quem acompanha a auditoria, o cansaço é inúmeras vezes menor, acredito que para a auditora também é menos exaustivo.

– Não existe uma dedicação exclusiva para o auditor, então é possível resolver uma e outra demanda de trabalho que surge, durante a auditoria.

– É possível ajustar pequenos detalhes no meio do caminho.

Contras:

– Não temos controle sobre questões como internet ou outras questões. Por exemplo, no dia da auditoria a energia da casa da auditora caiu 2 vezes.

– A parte da visita foi um pouco prejudicada pois em alguns pontos da fábrica os sinais de Wifi e 4G eram ausentes.

– Apesar do contrato de confiabilidade com a empresa auditora, ainda permanece um receio sobre o compartilhamento de documentos.

É possível obter os mesmos resultados das auditorias presenciais?

Acredito que é muito possível atingir os mesmos resultados. Com bons recursos, os resultados são os mesmos.

Inclusive vejo como oportunidade de mercado a criação de plataformas especificas para tal. Pensando em uma única plataforma para a auditoria in loco, compartilhamento de documentos e entrevista.

Também podemos enfatizar que esta é uma oportunidade para as empresas aprimorarem seus recursos de TI, principalmente acesso à internet em todos os pontos da planta fabril.

É necessário obter algum preparo especial? (Tanto os participantes como também o auditor)

O auditor precisa preparar muito bem o plano da auditoria e programar corretamente os horários. O seu preparo, tanto com perguntas, como com os horários, facilita a auditoria.

Para a empresa, a própria compilação de documentos já auxilia na preparação e facilita a troca de informações durante a auditoria. Levamos aproximadamente 4 horas para a compilação dos 53 documentos e evidências solicitadas.

Deixamos aqui o nosso agradecimento a Ana Paula, que se dispôs a nos contar um pouco sobre a sua experiência para que pudéssemos ajudar outras pessoas, assim como você caro leitor, a utilizar a tecnologia a seu favor e enxergar as oportunidades que surgem em meio a crise.

E aí, qual é a sua opinião sobre as auditorias remotas? Conta pra gente nos comentários!

Se você ainda não se cadastrou em nossa Newsletter, clica aqui para ficar por dentro de todas as novidades.

Beijos :*