7 benefícios de utilizar um software de gestão no modelo home office

Software de gestão no modelo home office? Isso realmente faz sentido? Bom, sabemos que, em tempos normais, manter o SGQ em pleno funcionamento não se trata de uma tarefa fácil. Porém, é extremamente importante e necessário acompanhar os andamentos dos processos e garantir excelência do sistema de gestão.

Sabemos também, que muitos dos profissionais da qualidade já utilizavam ou almejavam utilizar um software de gestão, como forma de agilizar os processos e tomadas de decisões, bem como aumentar o engajamento e produtividade do time.

Contudo, de forma súbita e inesperada, fomos acometidos pela pandemia ocasionada pelo Coronavírus (Sars-cov-2) e tudo virou de cabeça para baixo. Apesar de já estarmos alguns meses nessa situação, ainda estamos um pouco perdidos e nos adaptando a nova forma de trabalhar, e até mesmo, ao novo mercado que está surgindo, como resultado de todo esse caos.

Assim como para você, para nós as coisas também mudaram, e nós também estamos nos adaptando e nos reinventando a cada dia para continuar atendendo as expectativas de nossos clientes e levando soluções que realmente ajudem nessa caminhada.

Uma das dúvidas recorrentes do pessoal da qualidade é como manter o SGQ funcionando de forma eficaz, com uma equipe que está trabalhando de casa. É por isso que hoje trago este assunto para vocês. Se você tinha dúvida sobre começar e/ou continuar utilizando um software para gestão da qualidade, o meu conselho é: use mais do que nunca!

Neste cenário onde estamos fisicamente separados, a tecnologia é a nossa maior aliada para nos manter unidos. Dentre os principais benefícios de utilizar um software de gestão no modelo Home Office, podemos citar:

1. Acesso às informações

Recentemente falamos aqui sobre a importância da gestão de acesso às informações, em especial no cenário atual. Bom, podemos dizer que este é o primeiro passo para que tudo funcione bem. Cada membro do time deve ter acesso a informações que lhes são cabíveis, para que assim, possam executar suas funções de onde estiverem.

Informação é tudo, e é garantindo que ela chegue as partes interessadas que você irá garantir que o time continua sendo produtivo e engajado com as metas e objetivos da organização.

Certo, e como fazer isso? Utilizando um software de gestão da qualidade! Garantir uma gestão de acessos eficaz e a disseminação das informações para equipe pode ser uma dor de cabeça sem o uso de um software que te auxilie a disseminá-las com agilidade, segurança e eficácia.

2. Gestão de documentos

Pois bem, e como garantir que as informações que estão chegando as partes interessadas estão devidamente atualizadas? Aliás, como levar documentos que estão na empresa, até cada uma das pessoas que precisam dessas informações para executar suas devidas funções?

Neste ponto, quem já possuía um software de gestão com seus documentos armazenados, obviamente, está um passo a frente. Entretanto, ainda não é tarde para optar por um software e armazenar seus documentos em um ambiente seguro e de fácil acesso.

Dessa forma, as informações ficam acessíveis para as partes interessadas, sendo necessário apenas ter a permissão de acesso em seu computador. Além disso, sempre que um documento necessitar de alteração, ou até mesmo, for alterado, todos os interessados são avisados (recebem a pendência no e-mail).

Garante-se assim, a integração da equipe e a integridade das informações acessadas.

3. Engajamento da equipe

Sim, este é um dos maiores desafios, já que estávamos todos acostumados a estar fisicamente juntos todos os dias. Neste quesito, existem diversas ferramentas de comunicação que podem te ajudar, inclusive muitas delas são gratuitas.

Contudo, é claro que a utilização de um software voltado para gestão da qualidade também é super importante para manter a equipe conectada e integrada, já que possui módulos integrados que facilita os processos do SGQ, e ainda, envia automaticamente pendências para os responsáveis por determinadas tarefas.

4. Garantir a melhoria contínua e identificar oportunidades

Com toda as informações centralizadas, com fácil acesso, e é claro, comprometimento dos envolvidos em acompanhar os processos, é possível garantir a melhoria contínua. Isso porque, ao acompanhar o andamento de tudo, realizar as devidas “manutenções” e observar os resultados, identificam-se pontos que necessitam de ajustes e/ou melhorias que possam impactar o processo e/ou o resultado final.

Utilizando o Software Qualis, por exemplo, você conta com o módulo de oportunidades de melhoria para que essas ações possam ser realizadas e as oportunidades aproveitadas da melhor forma possível. Dessa forma, todos os envolvidos podem acompanhar as mudanças e seus respectivos resultados.

5. Gestão eficaz de não conformidades

Assim como você conta com o módulo de oportunidades em um software como o Qualis, você também pode contar com o módulo de não conformidades.

Dessa maneira, você garante agilidade na tomada de decisão, evitando que as não conformidades ocasionem maiores impactos, tanto no processo, e principalmente no produto/serviço, ou ainda, na satisfação do consumidor.

6. Gestão à vista e acompanhamento de indicadores

Falamos aqui no Blog sobre a importância da gestão à vista no cenário atual, e sim, o uso de um bom software de gestão pode ser extremamente eficaz nesse sentido. Acompanhe tudo o que for relevante para a sua gestão através de dashboards gerados no sistema.

Você tem noção do quanto isso pode poupar tempo da sua equipe e impactar diretamente na produtividade? Ter as informações de forma clara e objetiva a vista, poupa um tempo precioso que os colaboradores perderiam tentando buscar informações, juntá-las e tirar insights.

Com a gestão à vista e acompanhamento de indicadores é possível tirar conclusões rápidas, e assim, agilizar o processo de tomada de decisão.

No Qualis (utilizo o Qualis como exemplo, já que é o nosso software e também a ferramenta utilizada por toda a nossa equipe), além dos dashboards, você conta com o módulo de gestão de indicadores. Nele você pode gerar automaticamente gráficos de acordo com as informações que você necessita.

7. Manter a produtividade e o funcionamento do SGQ

Com a utilização de um software completo e com módulo integrados, você não só toma decisões de maneira mais assertiva, rápida e sempre engajando a sua equipe em tudo o que acontece, como também tem a possibilidade de utilizar ferramentas que ter permitem atuar na causa raiz dos problemas.

Principalmente nesse cenário que estamos vivendo, tempo é o nosso bem mais precioso (em todos os sentidos), portanto, quanto mais puder ser poupado e otimizado, melhor.

Agora imagine, acessar documentos, atualizar versões obsoletas, acompanhar os processos e seus indicadores, abrir um plano de ação para aproveitar as oportunidades de melhoria, ou até mesmo, tratar não conformidades e atuar de maneira preventiva, tudo isso, utilizando apenas uma ferramenta? É isso que um bom software de gestão da qualidade faz por você.

Não há dúvidas de que devemos usar e abusar da tecnologia e fazê-la trabalhar a nosso favor, para minimizar os impactos causados pela pandemia, e ainda, nos reinventar, nos reerguer e nos preparar para este novo cenário que vem surgindo.

Pare de atuar baseado em “achismos” e atue com base em dados. É hora de acertar mais e errar menos, mostrar a importância do SGQ para o alcance de resultados melhores, lucros mais altos e clientes mais satisfeitos.

A sua equipe pode permanecer unida e conectada, mesmo que fisicamente estejam distantes, e isso é possível em apenas alguns cliques.

Se você ainda não trabalha com um software, e gostaria de saber um pouco mais sobre os benefícios e funcionalidades de uma ferramenta como essa, preencha o formulário abaixo e nossos consultores tirarão todas as suas dúvidas sem compromisso algum, combinado?

O importante nesse momento é conhecermos todas as possibilidades de melhorar nossos resultados.

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