Não seja pego de surpresa! Siga esses passos no seu SGQ:

Primeiramente, não há nada mais importante neste momento de instabilidade pelo qual estamos passando do que investir em um SGQ eficaz. Afinal, quanto menos surpresas, melhor, certo?

Já estamos enfrentando desafios o suficiente para nos arriscar em um sistema de gestão que anda de olhos fechados e conta com a sorte.

Diante disso, para que você não seja pego de surpresa, listamos alguns passos que você deve seguir para evitar problemas e potencializar seus resultados.

Vamos lá? Então siga esses passos no seu SGQ

Uma empresa onde os profissionais vivem entre reuniões e preocupam-se compulsivamente com planejamentos e estabilidade, por exemplo, está perdendo o “feeling” do negócio. Por isso, é preciso inovar, arriscar e sair da zona de conforto é a única maneira de conquistar (e manter) um bom posicionamento.

Entretanto, não podemos afirmar que somente de novas ideias sobrevive uma empresa, não é mesmo? Existem alguns cuidados e culturas internas que precisam sim ser adotadas para manter a ordem e seguir crescendo.

Tudo começa com planejamento, metas e objetivos

O primeiro passo é planejar. O planejamento estratégico é a bússola da equipe, é a ferramenta que serve como guia para definir as prioridades, elaborar processos, e atuar com foco no alcance de metas e objetivos.

Como assim metas e objetivos?

Bom, se você está elaborando um planejamento sem saber ao menos onde quer chegar, certamente não chegará a lugar algum.

Siga os pilares da gestão da qualidade:

1. Foco no cliente
2. Liderança proativa
3. Melhoria contínua
4. Decisão baseada em fatos
5. Boa relação com os fornecedores
6. Visão sistêmica

Outro fator a ser considerado, é que as metas devem ser estabelecidas de forma realista. Ou seja, considerando o tempo necessário para alcança-las, recursos disponíveis, necessidades do público-alvo, etc.

Monte um planejamento detalhado onde contenham metas para cada um desses pilares. Considere-os os degraus para alcançar o objetivo final. Dissemine as informações e envolva o time para que atuem sob a mesma perspectiva, buscando um resultado em comum.

Gerenciamento de processos

Investir na gestão de processos e mapeá-los facilita o controle das atividades e potencializa os resultados alcançados. Dessa forma, riscos e oportunidades tornam-se mais evidentes.

Além disso, podemos citar os seguintes benefícios:

• Aumento de produtividade
• Gestão preventiva e mentalidade baseada em riscos;
• Padronização das atividades;
• Facilidade de entendimento das atividades por parte dos envolvidos;
• Controle de custos e recursos;
• Melhoria na qualidade dos produtos/serviços;
• Aumento do índice de satisfação dos clientes, etc.;

Invista em uma boa gestão de riscos – Prevenção é melhor que Correção!

Primeiramente, tenha em mente que o planejamento é fundamental para manter o controle do seu SGQ. Entretanto, as coisas vão sair do “eixo” vez ou outra.

Nesse sentido, o ideal é preparar a equipe para que estejam preparados para lidar com situações adversas de forma rápida e certeira. Dessa forma, antecipar-se diante erros/falhas, identificar pontos de melhoria, e até mesmo, saber qual é a melhor maneira de lidar com possíveis não conformidades.

Outros benefícios da gestão de riscos:

• Reduz a ocorrência de erros, não conformidades e afins;
• Prepara a equipe para tomar decisões ágeis e assertivas nos mais variados cenários;
• Reduz gastos com prejuízos, e por consequência, aumenta a lucratividade;
• Auxilia no aumento de produtividade da equipe;
• Ocasiona melhoria na identificação de oportunidades;
• Diminui ocorrências de reclamações de clientes e aumenta sua satisfação.

PREVENÇÃO é uma palavra-chave para o cenário atual. Portanto, o ideal é estudar o mercado e buscar entender as tendências. Não espere que o pior aconteça, haja preventivamente.

Acompanhe os resultados e esteja atento às oportunidades de melhoria

Só há uma maneira de saber se tudo aquilo que foi planejado está ocorrendo da maneira esperada: Acompanhando os resultados!

Portanto, defina uma periodicidade que seja interessante para você e sua equipe, para analisar os indicadores e assegurar que está tudo sob controle.

Dessa forma, você identifica gargalos (antes mesmo que desencadeiem consequências no processo), resultados fora daquilo que foi estipulado, e ainda visualiza possíveis oportunidades de melhoria com muito mais facilidade.

Utilize ferramentas da qualidade para te ajudar a atuar na raiz dos problemas, clique aqui se quiser saber mais sobre isso.

Automatize o seu SGQ

Antes de mais nada, o primeiro ponto a levar em consideração quando falamos em automatizar os processos do SGQ é a agilidade que nos é cobrada em colocar os planos em ação. Como fazer isso sem uma ferramenta para nos ajudar? É praticamente impossível, certo?

Definitivamente, chegamos em um ponto em que ou usamos a tecnologia a nosso favor para atingir o potencial esperado com o auxílio de recursos que ultrapassam os limites “manuais”, ou aceitamos a possibilidade de em determinado momento, não conseguir acompanhar o mercado.

Porque você deve utilizar um software para gestão da qualidade:

• Garantir a melhoria contínua;
• Aumentar a produtividade e reduzir custos;
• Gestão, organização e segurança dos documentos;
• Melhorar o acompanhamento de indicadores;
• Ter maior agilidade e assertividade na tomada de decisão;
• Contar com o engajamento e comprometimento da equipe;
• Aprimorar os atendimentos prestados e satisfação dos clientes;
• Melhorar o controle as auditorias;
• Capacitar o time com uma melhor gestão de treinamentos;
• Identificar riscos e oportunidades, entre outros.

Se você quiser saber mais sobre as funcionalidades e outras informações referente ao nosso Software para Gestão da Qualidade é só clicar aqui.

E aí, preparado para dar um UP no seu sistema de gestão da qualidade e terminar 2021 com resultados satisfatórios para você e sua equipe? Então já coloca o plano em ação.

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