Se você ainda não percebeu a velocidade com que as mudanças vêm acontecendo e quais são os impactos ocasionados por elas, esse pode ser o primeiro dos sinais de que você precisa ter um SGQ mais ágil e eficaz.

Enquanto estou escrevendo este texto, milhares de coisas estão acontecendo. Informações estão sendo disseminadas, novas tecnologias sendo anunciadas e os consumidores estão tentando assimilar tudo isso, ao passo que novos desejos e necessidades estão sendo criadas.

É exatamente assim que tudo vem acontecendo, de maneira tão rápida e tão “natural” que as mudanças nos atingem de maneira quase que imperceptível. Podemos dizer que o grande desafio das organizações hoje em dia, é descobrir maneiras de satisfazer desejos e necessidades que nem mesmo seus clientes sabem que existem (ainda).

Sabemos que o papel da gestão da qualidade tem se tornado cada vez mais fundamental em todo esse processo, já que possibilita que o time tenha um “norte” para tomar decisões e traçar estratégias alinhadas ao contexto em que se encontra.

Contudo, sabemos também que existe uma grande dificuldade em colocar  as ações necessárias em prática. Mesmo que tenhamos o conhecimento teórico sobre o que deve ser feito, não é mesmo? Afinal, na teoria, realmente, tudo é bem mais fácil.

Pensando nisso, listamos 8 sinais de que você precisa ter um SGQ mais ágil e eficaz, para manter o padrão de qualidade, e ao mesmo tempo, estar atento as mudanças, melhorias e inovações que devem ser implantadas de acordo com as mudanças que acontecem no ambiente externo.

Vamos lá?

#1 Dificuldade para tomar decisões

A tomada de decisões não deve depender de reuniões longas, nas quais muitas vezes, os envolvidos nem mesmo sabem ao certo qual é o principal motivo das discussões.

Por isso é extremamente importante que a equipe esteja totalmente alinhada e comprometida com o propósito e metas da organização. Afinal, isso possibilita uma visão muito mais ampla do cenário, tanto interno como externo, o que facilita as análises de caso e agiliza o tempo de tomadas de decisão.

O cenário ideal de qualquer empresa, é ter todos por dentro de tudo que acontece, nos mais diversos setores. Se por um lado, as decisões de cada “setor” devem ser tomadas pelos responsáveis de cada uma delas, por outro, ter o envolvimento e preocupação de todos possibilita uma análise mais completa e vista por diferentes perspectivas. O resultado disso são planos de ação mais assertivos, e por consequências, mais eficazes.

#2 Falhas na comunicação interna

Se há falhas na comunicação interna, significa que a equipe não está devidamente comprometida com os resultados de suas ações. Se cada colaborador se preocupa apenas com suas obrigações, a comunicação interna naturalmente será ineficaz.

As pessoas devem estar engajadas com os resultados finais de suas ações, e isso envolve a integração entre os setores. Já que o sucesso ou o fracasso de cada parte (setor) gera consequências para todos.

Portanto, o mais importante não é encontrar “culpados” ou “super-heróis”, mas sim, engajar todos de maneira que a cada fracasso ou conquista, todos sintam-se parte do resultado e saiam em busca de soluções.

#3 O foco não está no consumidor

O foco de cada simples ação deve SEMPRE estar focada no consumidor. Um dos maiores erros das empresas é focar no ambiente interno e buscar solucionar problemas, que muitas vezes, deveriam ser deixados de lado.

Por exemplo, se o cliente está satisfeito com o seu produto, porém, espera por entregas mais rápidas, o time deve priorizar a busca de uma solução para entregar o produto mais rápido.

Parece óbvio, certo? Todavia, por muitas vezes, vemos tomadas de decisões baseadas em fatores internos e achismos, quando na verdade, quem dita as regras são os clientes.

#4 Processos lentos e/ou desorganizados

Os processos devem ser ágeis, eficazes e padronizados. Isso permite aumento de produtividade e maior eficiência por parte da equipe na execução das tarefas e identificação de falhas, erros, e até mesmo, oportunidades de melhoria.

A eficácia dos processos é fundamental no que diz respeito a um sistema de gestão da qualidade sólido e sempre preparado para adversidades.

#5 Gestão de documentos insatisfatória

Os documentos tem a função de armazenar informações importantes, otimizar o tempo, manter a organização e gerar facilidades para o dia a dia dos colaboradores. Entretanto, se não houver uma gestão de documentos eficaz, o resultado é o oposto.

Desorganização, falta de foco, excesso de documentos, dificuldade de acesso à informações, improdutividade, desmotivação, enfim, o verdadeiro caos pode ser instaurado se o simples hábito da organização não estiver enraizado na cultura organizacional.

Uma boa solução nesse sentido, tanto para manter as informações seguras, com fácil acesso, e ainda, diminuir o número de cópias físicas (o que facilita a organização), é optar por armazená-los em um software de gestão da qualidade.

O fato é que, independente do método escolhido pela equipe, o importante é não deixar a gestão de documentos de lado e dar a atenção necessária para manter a ordem e a produtividade do SGQ.

#6 Falta de engajamento com os assuntos do SGQ

Um dos problemas mais recorrentes da gestão da qualidade é a falta de engajamento da equipe com os assuntos relacionados ao setor. Isso inclui, inclusive, a alta direção, que costuma relacionar investimentos do SGQ a gastos “desnecessários”.

É por isso que o espírito de equipe e a eficácia da comunicação interna é tão importante. Afinal, essa é a única maneira de fazer com que todos entendam a importância de cada ação proposta.

Quanto a alta direção, a dica é sempre chegar com dados concretos (que incluam números) e mostrar os reais benefícios de determinado investimento ou plano de ação.

#7 Pouco investimento em ferramentas, tecnologias e metodologias que melhoram a gestão da qualidade

Economizar naquilo que possibilita a empresa de crescer, é um tanto quanto contraditório, não é mesmo?

É por isso que ter visão a longo prazo é essencial. Afinal, o retorno imediato nem sempre é mais importante do que aqueles investimentos que irão demorar um pouco mais para trazer retorno, mas que por outro lado, são necessários para manter a solidez e o desenvolvimento da organização.

A dica aqui é ter bom senso para investir no que realmente faz sentido no contexto da organização. A ideia não é pensar em economia, mas sim, na otimização de resultados. Procure sempre pelo caminho mais curto e que traga a melhor perspectiva.

Nesse sentido, vale a busca por ferramentas da qualidade e tecnologias (como softwares de gestão integrados, por exemplo) que agreguem valor nas atividades internas.

#8 Não há o devido acompanhamento de indicadores de desempenho

O caminho do sucesso é o seguinte:

• Estabeleça o propósito da empresa (missão, visão e valores)
• Desenvolva um planejamento estratégico
• Defina metas e objetivos de curto e longo prazo
• Envolva a equipe no propósito da empresa
• Invista em tecnologias e métodos facilitadores
• Estabeleça processos e procedimentos
• Monitore

A única maneira de saber quão longe, ou quão perto o time está de atingir aquilo que foi planejado, é monitorando. Somente com monitoramento periódico eficaz é possível saber se ações estão gerando os resultados esperados, se o caminho trilhado necessita de mudanças, o que está dando certo e o que não está, etc.

É essencial identificar tanto o que está dando certo, como também o que está dando errado. Muitas vezes, o resultado final pode, de alguma maneira, estar de acordo com o que se espera. Entretanto, com uma análise de indicadores é possível identificar gargalos que podem melhorar o processo atual, e até mesmo, identificar possíveis problemas que possam aparecer no futuro.

Estar sempre preparado é uma forma de garantir a melhoria contínua, estar atento a possíveis oportunidades de melhoria e ter um time preparado em caso de não conformidades (muitas vezes, antes dela realmente acontecer).

Sucesso no sistema de gestão da qualidade

Atentando-se a cada um dos tópicos abordados é possível identificar a “raiz” de possíveis problemas que podem estar engessando o SGQ e o impedindo de entregar bons resultados.

Na prática, como já mencionado, tudo é mais difícil. Entretanto, a verdadeira dificuldade está na implantação dessas práticas. A partir do momento em que as estratégias se disseminam e começam a fazer parte da rotina na equipe, aos poucos vão se tornando questões culturais.

O sucesso da gestão depende de inúmeros fatores e é um caminho bastante complexo, mas os resultados que a empresa obtém dando a devida atenção e nutrindo um time qualificado e comprometido com a excelência na gestão da qualidade, é um fator decisivo para o sucesso.

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