Relatório de Não Conformidades: Não sabe por onde começar? Siga esses passos:

Antes de tudo, é importante que você entenda o que são as NCs, e aí então partimos para o assunto principal que é sobre relatório de não conformidades.

Conforme explicado aqui no Blog Gestão anteriormente em outro artigo, não conformidade trata-se do não cumprimento das normas. Em outras palavras, quando uma NC é identificada, significa que algum processo não está funcionando da maneira correta e/ou pré-estabelecida.

Nesse sentido, o acompanhamento dos processos para identificação de possíveis pontos não conformes é essencial para manter o pleno funcionamento do SGQ. Bem como, reduzir a ocorrência de erros e ficar sempre de olho em pontos de melhoria.

Uma boa gestão de NCs deve contar com:

• Envolvimento da equipe;
• Gestão e controle de processos;
• Plano de ação eficaz;
• Utilização de ferramentas que otimizem o SGQ, entre outros.

Enfim, depois dessa breve introdução, vamos direto ao assunto?

O que é relatório de não conformidades?

O RNC ou relatório de não conformidade é uma documentação extremamente importante para garantir que os processos sigam padrões pré-estabelecidos pela empresa, bem como, estejam de acordo com as normas da qualidade.

Essa ferramenta possibilita a análise e acompanhamento do andamento dos processos, além de registrar desvios/falhas e suas causas, para que então, tais ocorrências sejam encaminhadas para tratativa.

Dessa forma, inicia-se o plano de ação para que os problemas sejam devidamente corrigidos.

Outro ponto importante a ser destacado, é que o ideal é que o gestor designe profissionais de diferentes setores da organização para ficar responsável por essa função. Dessa forma, propaga-se por toda a empresa a cultura do sistema de gestão e a conscientização sobre a importância de seguir os padrões em questão, em nome da satisfação dos clientes.

Siga esses passos para montar o seu relatório de não conformidade:

Identificação

Primeiramente, identifique a ocorrência da não conformidade. Neste ponto, se você tem uma gestão de indicadores eficaz, identificar quando os gráficos apontam resultados diferentes daqueles pré-definidos pode ser o seu guia para saber que ali existe uma não conformidade.

De acordo com a norma ISO 9001:2015, para lidar com essas ocorrências, você deve seguir os seguintes parâmetros:

• correção;
• segregação ou suspensão do fornecimento dos produtos e serviços;
• comunicação transparente com o cliente, informando-o do problema;
• autorização para uso, liberação ou aceitação sob concessão por uma autoridade pertinente ou pelo cliente.

Descrição

Na descrição é fundamental detalhar os problemas/ocorrências detectadas no processo, com o máximo de detalhes.

Portanto, você não deve deixar de adicionar ao documento informações tais como:

• Causa da não conformidade e seu padrão de ocorrência;
• Descrição da não conformidade;
• Consequências originados pelo problema;
• Abrangência;
• Ação corretiva, entre outros.

Análise de causa raiz

Antes de mais nada, se você simplesmente focar em solucionar o problema, sem estudar a fundo qual a sua causa raiz, ele pode voltar a acontecer, ocasionando retrabalhos e custos, sem contar nas consequências relacionadas ao não atendimentos das metas, normas e padrões.

Logo, identificar a causa vai solucionar não só a NC, mas sim a deficiência que está ocasionando resultados insatisfatórios e prejudicando o processo como um todo. Uma ótima ferramenta para utilizar nesta etapa é o Diagrama de Ishikawa e/ou 5 porques.

Temos um modelo editável de Diagrama de Ishikawa para preencher e você pode baixar clicando aqui.

Ações corretivas

Se ao final da análise da sua não conformidade, foi constatado que será necessário realizar alguma ação corretiva para solucioná-la, esta também deve estar presente no seu relatório.

Existem ferramentas que podem te ajudar no processo de ação corretiva, garantindo agilidade e assertividade na solução do problema.

Se você utiliza o Software Qualis por exemplo, pode utilizar o Método 6M e 5W2H para tratativa das NC’s e desenvolvimento do plano de ação. Bem como, associar várias não conformidades à mesma ação corretiva.

Não se esqueça de continuar acompanhando os resultados e analisar continuamente a eficácia do seu plano de ação, combinado? Assim, você evita que novos problemas ocorram, age de forma preventiva, e ainda, identifica pontos de melhoria para o seu SGQ.

Benefícios de um relatório de não conformidades

Dentre os principais benefícios de documentar as suas não conformidades, podemos citar:

• Registro das ocorrências;
• Evitar reincidências da mesma NC;
• Analisar eficácia do plano de ação;
• Equipe informada, integrada e comprometida;
• Identificação de pontos de melhoria;
• Garantir que padrões e normas de qualidade sejam seguidos;
• Informações importantes documentadas e com fácil acesso (em especial com o uso de um software para gestão da qualidade).

Por fim, se você chegou até aqui e ainda tem dúvidas de por onde deve começar a montar o seu relatório de não conformidade, nós vamos te ajudar!

Baixe aqui o modelo editável de relatório de não conformidades e comece agora a monitorar os seus processos, garantir a melhoria contínua e seguir rumo à excelência da sua gestão.

Se tiver algo a acrescente neste conteúdo, ou alguma dúvida em que possamos te ajudar, deixe o seu comentário!

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Te vejo no próximo conteúdo aqui do blog. Beijos :*