Você já ouviu falar do Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que mostra o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser realizado para alcançar uma meta. Nele é descrito, de maneira detalhada, tudo que é necessário para a realização de determinada tarefa.
Esse documento tem como objetivo padronizar as tarefas, para manter o processo funcionando de maneira correta e eficiente, conforme o planejado. Além de evitar as não conformidades que geram desvios na execução e que podem afetar a qualidade final dos produtos.
Contudo, por que é tão importante utilizar o POP na sua empresa?
Primeiramente, imagine que cada funcionário que faz parte do processo, realize tarefas totalmente diferentes e fora do padrão. Seria uma bagunça e não haveria como garantir a qualidade e eficiência desse processo, certo?
Além disso, pode ocorrer inúmeras falhas, acidentes, erros, entre outros. Nesse sentido, entendemos que a utilização do POP é de extrema importância.
Dentre os principais benefícios desta ferramenta, podemos citar:
- Eficiência e agilidade dos processos;
- Evita falhas na comunicação;
- Facilita a rotina da equipe em suas respectivas atividades;
- Reduz variações nos processos;
- Proporciona segurança aos colaboradores;
- Melhorias em treinamentos;
- Organização interna, entre outros.
Como preparar um POP?
O documento deve ser escrito com uma linguagem adequada, clara e de fácil entendimento para todos os membros da equipe que o utilizará.
Não existe uma “receitinha de bolo” para criar um POP, mas é importante que ele traga algumas informações importantes. Segundo as normas de qualidade, toda informação documentada deve ter fácil acesso, identificação e ser protegida.
Logo, devem conter informações, tais como:
- A codificação do documento, que permite que ele seja único e facilita a identificação;
- O nome do POP, que deve mostrar de forma rápida qual o propósito do mesmo;
- Identificação da versão e datas de revisão;
- Os nomes dos responsáveis pela elaboração, aprovação e revisão do documento.
No corpo do documento é importante que o POP traga:
- Qual o objetivo do documento;
- Quem são os envolvidos e responsáveis pelo processo;
- A descrição das tarefas a serem realizadas, ou seja, o passo a passo para a realização do processo;
- Os materiais necessários;
- Os cuidados especiais, por exemplo: a necessidade de uso de EPI’s ou outros tipos de proteção;
- Ações que devem ser tomadas em caso de não conformidades;
- Fluxograma para deixar o processo ainda mais claro.
É importante ressaltar, que o documento deve ser revisado sempre que houver alguma mudança no processo, exigência normativa ou outra necessidade especifica.
Nesse sentido, as revisões devem ser realizadas por pessoas treinadas no processo em questão, para que não haja falhas na elaboração. Dessa forma, o documento fica claro para todos que o utilizarão e os objetivos almejados na elaboração do Procedimento Operacional Padrão são atingidos.
Após todos esses passos, o documento está pronto para ser aprovado pelo setor responsável da empresa e, então ser utilizado por toda equipe envolvida no processo.
Prontinho! O seu POP está pronto para começar a gerar melhorias no seu sistema de gestão.
Beijos e até o próximo conteúdo ;*
