7 dicas de gestão do tempo para maximizar a produtividade!

Não há dúvidas de que uma das maiores dificuldades do ser humano está ligada a gestão de tempo e produtividade. Você aí, quantas vezes por dia algo tira a sua concentração? Quantas vezes você já se viu em uma situação em que não sabe por onde começar?

Essas são situações extremamente comuns, e apesar de ser frustrante, e as vezes parecer impossível conseguir organizar os pensamentos e as atividades diárias, existem maneiras de facilitar este processo. Contudo, é preciso determinação e comprometimento em dar o seu melhor.

Preparado para maximizar a sua produtividade? Então vamos às dicas:

1. Estabeleça metas

Para início de conversa, ter ânimo para levantar pela manhã e cumprir com todas as obrigações depende totalmente de quais são suas motivações. Seja no âmbito pessoal ou profissional, é necessário ter clareza sobre onde quer chegar.

Por exemplo, se a meta é ter o SGQ implantado e em pleno funcionamento no prazo de um ano, quais são as ações necessárias para alcançar o objetivo? Muitos acabam perdendo a motivação porque não levam em conta que toda meta de longo prazo, necessita de metas de curto e médio prazo para serem atingidas.

O ideal é ir criando submetas, mensais, semanais e diárias. Dessa forma, todos os dias você terá algo pelo qual dar o seu melhor, sabendo que ao final de todo esse processo, está o objetivo final.

2. Como atingir suas metas? Deixe tudo planejado!

Quando falamos em metas, submetas e etc. parece um bicho de 7 cabeças, não é mesmo? Mas a verdade é que com um bom planejamento, tudo fica organizado e as coisas fluem com mais facilidade do que você pode imaginar.

O ideal é estipular uma média de tempo para cada atividade e deixar os dias da semana todos planejados. Dessa forma, você acorda sabendo o que precisa ser feito naquele dia e evita a perda de tempo com atividades desnecessárias e até mesmo a procrastinação.

O planejamento diário e semanal deve ser feito de acordo com as suas metas diárias e semanais, dessa forma, fica mais fácil priorizar as tarefas que te levarão ao objetivo final.

3. Organização e priorização – As atividades devem estar de acordo com a jornada de trabalho

Aqui está o motivo pelo qual é preciso estipular uma média de tempo para a execução de cada atividade. Não adianta querer fazer 1000 coisas em um dia, isso só vai prejudicar sua gestão do tempo e produtividade, além de dificultar o foco.

O planejamento deve ser feito de acordo com àquilo que está dentro do possível. Se a jornada de trabalho é de 8 horas, as atividades diárias estipuladas devem estar dentro deste limite.

4. Foque no agora

Um dos problemas mais frequentes das pessoas é estar sempre pensando no depois, no dia de amanhã, no final do mês, nunca no agora.

“Step by step”, já ouviu falar nesse ditado? Um passo de cada vez.

Quando nos damos conta de que os resultados das nossas ações, na maioria das vezes, não são imediatos e que as vitórias diárias devem ser comemoradas e desfrutadas, começamos a entender a importância de viver o agora e deixar o depois para depois.

Plantações demoram a germinar, mas é lindo ver o lento crescimento de um jardim, não é mesmo? É assim na vida! Para alcançar as metas de longo prazo, precisamos focar no que estamos fazendo agora, plantar agora e ter paciência para colher no tempo certo.

Se você planejou o seu dia, foque naquilo que foi planejado e pense nos frutos que virão se você mantiver a sua mente naquilo que almeja.

5. Processos e procedimentos – Não tem como escapar, padronize já!

É, eu sei. Processos e procedimentos são palavrinhas que repelem. Mas você já parou para pensar em como seria o dia a dia corporativo sem os processos e procedimentos?

Seguir padrões não é uma mera burocracia, desde que tenham motivos plausíveis para existir. É claro que existem empresas que possuem inúmeros processos, e dentre eles, muitos são desnecessários. Todavia, a sua real função é facilitar a rotina e a execução das tarefas.

Quando temos claro como as atividades devem ser executadas, ganhamos um tempo precioso, que passaríamos tentando entender como fazer.

Outro ponto, é que os processos e procedimentos permitem que outra pessoa execute a mesma tarefa que você sem grandes dificuldades, ou seja, se em algum momento você precisar de uma mãozinha, dependendo da complexidade, não terá que passar horas explicando como deve ser feito.

6. Chega de procrastinar! Cada membro da equipe deve ser gestor do seu próprio tempo

Sabe aquele famoso “depois eu faço”? É um dos maiores inimigos da produtividade. E mais uma vez, destaco a importância das metas e do planejamento, pois quando acordamos com o dia programado, sabemos o porque devemos levantar e fazer aquilo naquela hora.

O planejamento nos motiva a fazer o que deve ser feito sem procrastinar. Afinal, deitar na cama com a sensação de dever cumprido é maravilhoso, né?

Quando falamos propriamente do ambiente corporativo, ou afunilando ainda mais, de um sistema de gestão da qualidade eficaz, passamos a necessitar da figura de um líder que incentive a equipe a seguir todas essas etapas. É necessário incentivar cada membro de forma que as metas e objetivos tornem-se deles.

Um time produtivo deve ter seus dias planejados e não depender de ordens para executar a sua função da melhor forma possível.

7. O monitoramento é essencial em uma gestão preventiva e eficaz

É frustrante quando não alcançamos o resultado que esperamos, porém, não podemos prever nada com certeza mesmo quando seguimos à risca os passos estipulados. Contratempos acontecem, e é por isso que monitorar os resultados periodicamente é essencial.

Lembra quando falei das metas e submetas? Então, se acompanhamos os resultados com frequência (submetas diárias/semanais/mensais), é possível corrigir os erros e pontos que estão fora do esperado antes que afete o resultado final (meta).

Além disso, monitorar é fundamental para uma gestão preventiva. Assim, é possível identificar possíveis riscos, e até mesmo melhorias que irão otimizar ainda mais a produtividade e até mesmo a qualidade esperada.

E aí, gostou das dicas? Se tiver alguma dica que não falamos aqui, conta pra gente!

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Ótimo restinho de semana e até a próxima :*