Gestão à vista em 5 passos!
A gestão à vista é uma metodologia super eficaz e simples de ser implantada, trata-se de deixar as informações importantes sobre as atividades que devem ser executadas no dia/semana/mês à vista das partes interessadas.
Com o seu uso, o time obtém constante feedback sobre o andamento dos projetos. Além de facilitar as atividades do dia-a-dia, ajudar a prevenir riscos, envolver a equipe e otimizar o tempo para tomadas de decisão.
Certo, então você deve estar se perguntando: Como faço para implantar a ferramenta no meu SGQ? Para responder a sua pergunta, confira os 5 passos a seguir:
1. PLANEJAMENTO
Quase tudo nessa vida começa na fase do planejamento, não é mesmo? Bom, com a gestão à vista não é diferente.
Ao decidir implementar essa metodologia em seu sistema de gestão, é necessário ter coerência. Antes de mais nada, você precisa ter suas metas e objetivos bem definidas e se basear nelas para priorizar as atividades.
Simplesmente lançar informações de forma desorganizada não vai ajudar em nada a sua equipe, pelo contrário, vai acabar causando mais desorganização e perda de tempo.
Depois de disso, delegue as funções para os responsáveis, deixando claro quando e como as atividades devem ser realizadas. Se o time estiver trabalhando no modelo Home Office, utilize uma ferramenta on-line para que todos possam acessar e cumprir suas tarefas.
Se temos contato com as informações importantes a todo o tempo, identificar possíveis “riscos” se torna mais fácil, além de acabar se tornando um hábito, devido a facilidade de acesso às informações.
2. TREINAMENTO DO TIME PARA EXECUÇÃO DA GESTÃO À VISTA
Este é um passo que muda tudo e define se a metodologia dará resultado ou não. Afinal, sem o envolvimento de todos, é impossível implantar qualquer que seja a ferramenta.
Todos devem ser informados e devidamente treinados, para que todos consigam acessar e interpretar as informações. Bem como, coloca-la em prática.
3. MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Com ou sem gestão à vista, o SGQ deve contar com o mapeamento de processos. Isso é essencial para facilitar a execução das atividades por parte dos colaboradores, além de facilitar a identificação de gargalos e pontos de melhoria.
Portanto, não deixe de mapear os processos envolvidos na rotina diária do seu time!
4. DEFINIÇÃO DO MÉTODO
Existem diversas maneiras de implementar a gestão à vista no seu sistema de gestão, tais como:
- Kanban;
- Dashboard;
- Painel, etc.
O importante é que as informações estejam organizadas e sejam de fácil acesso às partes interessadas. Como dito anteriormente, se estiver trabalhando em casa, é necessário utilizar uma ferramenta on-line.
Utilizar um software facilita o controle das atividades e centraliza o acesso às informações. No Software Qualis por exemplo, os usuários contam com um Dashboard para ter à vista todas as informações importantes.
5. ACOMPANHE E REALIZE AS ALTERAÇÕES NECESSÁRIAS
É fundamental acompanhar o andamento dos processos para ter o controle da execução das atividades, identificar possíveis riscos e pontos de melhoria.
Com o monitoramento e acompanhamento necessário, em pouco tempo você notará o aumento da produtividade e diversas melhorias no seu sistema de gestão.
Benefícios da gestão à vista
Dentre os principais benefícios da gestão à vista, podemos citar:
- Maior eficácia na definição e alcance de metas e objetivos
- Aumento da produtividade
- Engajamento do time
- Identificação de riscos e gargalos
- Agilidade na tomada de decisões
- Melhoria na disseminação das informações
Um bom SGQ deve sempre contar um time que está constantemente buscando melhorias e implantando metodologias que permitem cada vez mais produtivos e empenhados em atingir os objetivos, mesmo que para isso, tenhamos que realinhar a rota.
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