O que é fluxograma de processos?

O fluxograma de processos é uma das 7 ferramentas da qualidade e auxilia no entendimento e execução dos processos diários.

Utilizando essa ferramenta, você consegue identificar quais etapas estão gerando bons resultados e quais necessitam de melhorias, por exemplo. Dessa forma é possível traçar as melhores estratégias e otimizar os resultados.

Além disso, o fluxograma ajuda a organizar e identificar todas as atividades que precisam ser realizadas para a conclusão dos processos envolvidos nas atividades do sistema de gestão.

Podemos dizer então, que a ferramenta serve como um direcionador para que os responsáveis saibam exatamente os passos/etapas a seguir para a realização de suas respectivas atividades.

Porque utilizar o fluxograma de processos?

Antes de mais nada, quem trabalha em ambientes corporativos sabe muito bem que o ponto de partida para obter qualidade e produtividade é a organização, não é mesmo?

Nesse sentindo, o uso da ferramenta é uma forma de organizar e padronizar a execução dos processos, o que gera produtividade e maior facilidade em sua conclusão.

Assim sendo, utilizando fluxogramas, fatores que muitas vezes passavam despercebidos podem ser identificados e analisados com maior eficácia e agilidade.

Dentre os principais benefícios de utilizar o gráfico de procedimentos, podemos citar:

• Facilidade de identificar e entender as atividades envolvidas no processo de trabalho;
• Agilidade na execução dos processos;
• Padronização na representação e execução dos processos;
• Organização no sistema de gestão;
• Identificação de falhas e pontos de melhoria;
• Facilidade de acesso e entendimento em caso de dúvidas sobre as etapas do processo;
• Diminui erros, retrabalhos e otimiza o tempo de tomadas de decisão, etc;.

Como utilizar essa ferramenta?

Antes de mais nada é necessário definir o processo a ser mapeado. Posteriormente, as etapas e sua respectiva ordem são definidas.

O fluxograma possui 3 etapas:

• Início

Trata-se das entradas do processo

• Processo

Descrição das ações, etapas, operações, etc.

• Fim

Trata-se dos resultados obtidos através da execução de todas as etapas do processo.

Faça uma análise sobre a importância de cada etapa e direcione o time a respeito das ações a serem tomadas a partir dos resultados obtidos. O fluxograma pode (e deve) ser utilizado desde os procedimentos mais simples até os mais complexos.

Para finalizar, é importante levar em conta que a elaboração de processos deve se dar com base nas necessidades internas da organização. Ou seja, inventar inúmeros processos que não fazem sentido para a realidade interna, ao invés de gerar benefícios, acaba gerando custos e retrabalhos.

Portanto, defina os processos com atenção para não burocratizar o seu sistema de gestão. E então, faça a utilização dos fluxogramas de processo para gerar ainda mais facilidade e padronização no SGQ.

Por fim, é importante ressaltar, que a ferramenta pode ser utilizada em conjunto com as outras ferramentas e métodos da gestão da qualidade. Afinal, uma complementa a outra e quando utilizadas de forma integrada possibilita alcançar resultados muito melhores.

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