Ferramentas da Qualidade: Entenda como e quando utilizar cada uma!

Já falamos diversas vezes aqui no Blog sobre as mais diversas ferramentas da qualidade e a importância de cada uma delas no sistema de gestão.

Em primeiro lugar, utilizar metodologias que acelerem a tomada de decisão e fundamentem os planos de ação é a melhor forma de garantir o bom funcionamento do SGQ.

Nesse sentido, os profissionais da qualidade devem se apegar a metodologias e tecnologias que possibilitem maior facilidade e assertividade nas tomadas de decisões.

Afinal, instaurar a cultura da qualidade é fundamental para a prevenção de riscos, melhoria contínua e gerenciamento de crises e momentos de instabilidade.

Entretanto, apenas conhecer as ferramentas e entender a sua importância não é suficiente. Ou seja, é essencial saber quando e como aplica-las. Por isso, listamos aqui algumas das principais para utilizar nas seguintes situações:

Análise de riscos Tratativa de Problemas

FMEA

A Análise de Falhas e Modos de Efeito (FMEA), é uma ferramenta que atua de forma preventiva e busca reduzir a incidência de falhas, seja em produtos/serviços, processos e etc.

Sua utilização consiste em listar as situações que podem apresentar riscos. Além disso, também é necessário listar quais são esses riscos, a probabilidade, severidade e detecção de sua ocorrência.

O cálculo do risco (RPN) é feito através do cálculo: Ocorrência x Severidade x Detecção

Brainstorming

O Brainstorming, é uma metodologia que possibilita uma troca de ideias rápida sobre determinado assunto. Nesse sentido, é importante organizar uma reunião com colaboradores dos mais diversos setores da empresa, para abordar ideias de visões diferentes.

Dessa forma, há uma troca dinâmica, onde o objetivo é encontrar soluções, melhorias e/ou inovações.

Primeiramente, é necessário deixar bem claro para todos os envolvidos qual a pauta da reunião, para que as pessoas direcionem suas ideias a um objetivo comum. É natural que surjam sugestões “ruins”, mas o importante é que todos participem.

O objetivo dessa estratégia é alimentar a troca de ideias e complementar uma ideia com a outra, em busca de uma solução final.

Ishikawa/6M

O Diagrama de Ishikawa, também conhecimento como Diagrama de Causa e Efeito, Espinha de Peixe e/ou Diagrama dos 6M, é uma das 7 ferramentas da qualidade e auxilia na identificação dos problemas mais comuns da empresa. Bem como, as práticas que os ocasionam.

Ou seja, essa metodologia visa descobrir a causa dos problemas. Por meio dos 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente), as causas e suas raízes são identificadas.

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5 Porquês

O “5 porquês” consiste em questionar o porquê da ocorrência de um problema, até chegar em sua causa. Em alguns casos, menos de 5 perguntas bastam, em outros serão necessárias mais do que isso. Por isso ao utilizar essa metodologia, é necessário que haja bom senso.

Conforme as perguntas vão sendo feitas, se torna cada vez mais possível chegar à raiz do problema. Ou seja, as perguntas vão se aprofundando e afunilando as causas até chegar na causa raiz.

Levantamento e Análise de dados

Folha de Verificação

A Folha de Verificação também é uma das 7 ferramentas da qualidade e é considerada a maneira mais rápida de coletar informações de forma estruturada. Além de ser a mais simples de ser analisada.

O interessante dessa ferramenta é que não necessita de relatório, normalmente são feitas em tabelas ou planilhas.

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Carta de Controle

Este método serve para identificar o processo e monitorar sua estabilidade. Dessa forma, é possível evidenciar quando há presença de causas comuns ou especiais.

As causas comuns são aquelas inevitáveis e tem relação com o sistema em questão. Enquanto as causas especiais são aquelas que podem e devem ser evitadas, por exemplo: falhas ocasionadas pelos colaboradores.

Histograma

O Histograma indica de forma gráfica, a frequência com que determinados eventos ocorrem dentro da Organização.

Dessa forma, é possível controlar processos com base em informações confiáveis e de fácil entendimento.

Com essa ferramenta, você identifica a periodicidade e/ou tendência com que determinada situação ocorre, sendo indicada para as mais diversas análises, sejam elas simples ou complexas.

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Diagrama de Dispersão

O Diagrama de Dispersão é a representação gráfica de duas variáveis. Dessa forma, é possível identificar se há relação entre as variáveis analisadas.

Definição de Processos

Fluxograma

O Fluxograma mostra todas as atividades que precisam ser realizadas para a conclusão dos processos.

Dessa forma, a ferramenta serve como um direcionador para que os responsáveis saibam exatamente qual passo seguir para a realização de suas respectivas atividades.

Além disso, é uma forma de padronizar a execução dos processos, o que gera produtividade e maior facilidade em sua conclusão.

Diagrama de Tartaruga

O Diagrama de Tartaruga, é uma ferramenta que facilita o mapeamento e a execução dos processos. Dessa forma, identificam-se os procedimentos necessários para alcançar os resultados planejados.

Além de ser um facilitador para o desenvolvimento dos processos, essa visão mais ampla permite que necessidades de melhorias sejam detectadas e que os riscos sejam evitados.

A utilização dessa ferramenta depende do preenchimento das seguintes informações: processo, entradas, saídas, recursos humanos, recursos materiais, como (métodos) e indicadores. Ou seja, são 7 etapas, sendo uma delas o próprio processo.

Planejamento e Plano de ação

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que determina a sequencia de ações a tomar, com base nas metas/objetivos. Para definir os passos a serem seguidos, é necessário responder as 7 perguntas a seguir:

• What (o que será feito?)
• Why (por que?)
• Where (onde?)
• When (quando?)
• Who (por quem?)
• How (como?)
• How much(quanto vai custar?)

Ou seja, sua estrutura se baseia nas respostas dos 5 Ws e 2 Hs. Dessa forma, você conta com um planejamento bem completo, que serve como um guia para a execução do plano de ação.

SWOT

Com a análise SWOT você identifica as seguintes questões internas:

• Strengths (Forças)
• Weaknesses (Fraquezas)

E questões externas:

• Opportunities (Oportunidades)
• Threats (Ameaças)

Daí a origem da sigla SWOT, em que as forças e fraquezas estão ligadas à fatores internos da empresa, portanto é necessário fazer uma análise dos pontos positivos e negativos.

Ao passo que, as oportunidades e ameaças estão ligadas à fatores externos e incontroláveis, que devem ser gerenciados.

Ou seja, trata-se em resumo da análise do cenário interno e externo para desenvolver planejamentos e planos de ação, de forma minimizar riscos e aproveitar oportunidades.

PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta com foco na causa dos erros. Além disso, visa a padronização das tarefas, como forma de tornar as tomadas de decisão mais seguras.

Além disso, a premissa do PDCA é de que todo problema é também uma oportunidade de melhoria.

A metodologia consiste em:

• Plan (Planejar)
• Do (Executar)
• Check (Checar)
• Act (Agir)

Nesse sentido, temos um ciclo, onde identificam-se problemas para que seja possível desenvolver as melhores soluções.

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Priorização

Matriz GUT

A Matriz GUT (ou matriz de prioridades) é uma ferramenta de gestão que serve justamente para tomar decisões com base nas prioridades. Nesse ínterim, as decisões são tomadas com base na avaliação de três pontos principais:

• G (Gravidade) – Impactos que podem surgir, se o problema não for solucionado
• U (Urgência) – Tempo necessário para resolver o problema
• T (Tendência) – Tendência do problema se tornar mais grave ou não, caso nenhuma providência seja tomada.

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Enfim, é fato que o uso das ferramentas da qualidade são fundamentais para o pleno funcionamento do sistema de gestão da qualidade. Por isso, devem ser utilizadas da maneira correta para que gerem bons resultados.

Se você ainda tinha dúvidas sobre a função de cada uma dessas ferramentas, ou como emprega-las no ambiente empresarial, aí estão suas respectivas funções.

Espero ter ajudado e que essas dicas elevem o seu SGQ a outro patamar!

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Até semana que vem :*