Gestão de Documentos – O que é e porque é e você precisa implementar!
Primeiramente, é importante saber que a ausência de uma boa gestão de documentos compromete totalmente o andamento dos processos, e principalmente, os resultados obtidos pelo SGQ.
Isto porque, realizando um controle adequado, garante-se que informações importantes sejam armazenadas com segurança, e mais do que isso, traz benefícios para a comunicação interna, organização e execução das atividades diárias.
Bom, agora que já sabe que a gestão de documentos não se trata de um opção, mas sim de uma necessidade em qualquer sistema de gestão, vamos nos aprofundar um pouco mais neste assunto?
Vamos lá:
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos nada mais é do que o armazenamento de informações relevantes das informações, de forma organizada e padronizada.
Ou seja, com uma boa gestão, é possível controlar o acesso às informações, bem como, acessá-las de maneira ágil e simplificada, e ainda, garantir a sua atualização, conforme haja a necessidade.
Ah, mas porque documentos precisam ser atualizados?
Bom, para exemplificar, tais atualizações podem ser decorrentes de mudanças em processos, atualizações de normas regulamentares, etc.
Ou seja, todo documento possui um ciclo de vida
É importante estar sempre atento nas datas previstas para revisá-los, atualizá-los e, se for o caso, eliminá-los.
O armazenamento eletrônico de documentos é um ótimo caminho para fazer esse controle. Afinal, além de liberar espaço físico, torna-se mais encontrar as informações relevantes e estar sempre atento às datas de atualização.
Dessa forma, os documentos se mantem sempre atualizados e evitam-se possíveis não conformidades devido à documentos obsoletos.
Porque a padronização do controle de documentos é tão importante?
Primeiramente, a padronização dos processos facilita a organização e o controle de arquivos.
Por isso, separe os documentos por departamentos, tipo e sequência. Desta maneira, é possível saber exatamente onde encontra-los sempre que precisar acessá-los.
Depois, estabeleça uma rotina para cada tipo de documento. Isso serve tanto para não gerar excesso, como também para aplicar as adequações que se tornam necessárias quando ocorrem determinadas mudanças nos procedimentos.
Ainda existem muitas pessoas que fazem todo esse controle manualmente, porém isso gera um trabalho massivo e muitas vezes perdas de prazos para revisões.
É exatamente por isso que muitas empresas já estão entendendo a importância de um software que automatize todo esse processo, gerando maior produtividade e organização, além de outros inúmeros benefícios.
Porque automatizar o controle de documentos utilizando um software de gestão?
Existem inúmeros benefícios ao investir em um bom software de gestão, dentre eles:
- Obter controle dos documentos;
- Gerar lembretes automáticos;
- Melhorar o controle e acessibilidade;
- Controle e segurança das informações
- Gestão centralizada
- Reduzir a quantidade de documentos impressos, etc.
Um ponto importante de ressaltar em que a automatização se faz fundamental, é na segurança das informações. Tendo em vista que os documentos possuem informações importantes e muitas vezes confidenciais.
Nesse sentido, podemos citar alguns exemplos:
- Dados básicos da empresa;
- Procedimentos e Instruções de Trabalho;
- Contratos de colaboradores, fornecedores, etc.
Você já tinha pensado em quantos benefícios uma gestão de documentos automatizada pode trazer para a sua empresa? Pois é, aqui citamos apenas alguns dos pontos positivos de aderir ao meio digital na sua gestão da qualidade.
Acesso fácil e rápido de documentos através de QR CODE – QUALIS APP
Aplicativo desenvolvido para possibilitar a leitura dos documentos cadastrados no Software Qualis através do uso de QR code. O APP é uma ferramenta de IOT (Internet das Coisas), que é uma das queridinhas da indústria 4.0.
O Qualis APP surgiu justamente para colocar o seu negócio no ritmo do cenário atual e te inserir de uma vez por todas na realidade 4.0. Com a sua utilização você conta com os principais benefícios propostos pela IOT:
- Rastreabilidade;
- Aumento de produtividade;
- Melhoria nos processos;
- Integração das informações.
Trata-se de um APP extremamente minimalista, simples de ser utilizado e que traz exatamente o que o cenário atual pede: agilidade e inovação.
Ah! Mas não se preocupe, as suas informações continuam totalmente seguras, ok?
Afinal, todas as informações contidas no APP têm origem no Software Qualis e seguem os mesmos critérios de armazenamento e controle de acessos.
Se quiser saber mais sobre o APP, clique aqui!
Para finalizar, tenha sempre em mente:
Construir uma boa gestão de documentos é o primeiro passo na construção de uma boa gestão da qualidade.
Se quiser saber mais sobre nossas soluções para gerenciar melhor seus documentos acesse a página do Software Qualis.
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