Tudo sobre Não Conformidades e como trata-las!

Antes de qualquer coisa, para quem caiu por aqui de paraquedas e não sabe exatamente qual é não conformidade, aqui vai uma definição sucinta e objetiva:

“Não conformidade é não cumprir requisitos estabelecidos, seja pela política interna da Organização, ou para o cumprimento das normas da qualidade.”

Ou seja, se os processos não estão correndo como o planejado, os resultados obtidos não atendem ao padrão de qualidade esperado e/ou há descumprimento de regras/requisitos de normas legislativas, como a ISO 9001:2015, por exemplo, então você tem uma não conformidade.

Então, como ter um sistema de gestão SEM NÃO CONFORMIDADES?

Apesar ver muitos dizeres por aí que um bom SGQ não deixa as não conformidades ocorrerem e age preventivamente, identifico um erro nessa afirmação.

Isto porque, é óbvio que agir preventivamente e nutrir uma cultura baseada em risco na organização é fundamental. Tanto para evitar não conformidades, como para manter o padrão de qualidade e o pleno funcionamento dos processos.

Contudo, ter um sistema IMUNE a NC’s é simplesmente impossível. É humanamente impossível prever todos os resultados, prever todas as situações adversas que podem ocorrer no futuro.

Logo, o ideal é contar com fluxo focado na prevenção a erros e falhas, bem como, contar com um fluxo de tratativa de NC’s.

É fato que nada é tão perfeito que não necessite de melhorias, ou até mesmo de inovações. Portanto, toda empresa que busca a satisfação de seus clientes, está constantemente em busca do aperfeiçoamento. Com isso em vista, porque não começar neste ponto?

Nesse sentido, fica claro que ter um time preparado para lidar com adversidades, nada mais é do que uma estratégia de prevenção.

Como estabelecer as não conformidades?

Para começar, procure saber os que os seus clientes têm a dizer dos seus produtos/serviços, quais são os defeitos, reclamações e sugestões de melhoria.

Depois disso, atente-se aos requisitos normativos aos quais o contexto organizacional se enquadra.

A partir daí, busque em que ponto de todo o processo é necessário realizar mudanças para se adequar, tanto aos critérios do consumidor, como aos requisitos das normas. Dessa forma, é possível encontrar soluções eficazes para gerar as melhorias necessárias em seu produto/serviço.

Parece um processo simples, porém, instaurar novos hábitos no ambiente interno nunca é uma tarefa fácil. Entretanto, os benefícios obtidos compensam todo o esforço da equipe.

Como tratar as Não Conformidades?

Para tratar as não conformidades é necessário, antes de qualquer coisa, estabelecer o que é não conforme nos procedimentos em questão. Ou seja, encontrar a causa raiz do problema e atuar resolvendo, e não tapando buracos.

Entende a diferença?

Nesta etapa, existem algumas ferramentas da qualidade que são super úteis e com certeza vão te ajudar a atua de forma ágil e assertiva, são elas:

• FMEA – modelo para download disponível aqui.
• Brainstorming – modelo para download disponível aqui.
• Ishikawa – modelo para download disponível aqui.

Classifique a importância de tratar cada não conformidade, caracterize a urgência com que precisam ser resolvidas, quem são as pessoas encarregadas de resolvê-las e de que maneira devem fazê-lo.

Assim, você não só prioriza as ações de maior impacto, como também resolve tudo de maneira organizada e eficaz.

Para manter um fluxo de tratativa de problemas, e até mesmo, instaurar uma cultura preventiva você pode utilizar o Ciclo PDCA (temos a ferramenta editável disponível para download aqui).

De forma clara e objetiva, podemos definir a tratativa de NC’s nos seguintes passos:

1. Identificação do problema e de sua causa raiz
2. Priorização das ações necessárias como foco nas metas estabelecidas e requisitos normativos
3. Acompanhar, monitorar e recalcular rota sempre que necessário
4. Implantar cultura de prevenção por meio da padronização

Principais benefícios de tratar as NC’s (o quanto antes)

Para manter um padrão de qualidade elevado, é essencial implantar na rotina organizacional uma mentalidade de riscos. Dessa forma, a equipe se tornam mais bem preparada para lidar com as adversidades.

Outro ponto importante, está em obter certificação/re-certificação, tanto como uma estratégia de posicionamento de mercado, em que o certificado agrega confiança, como também se comprometer com um sistema de gestão da qualidade de excelência.

Neste contexto, podemos citar como principais benefícios de dar a atenção devida às tratativas de não conformidades:

• Resolver adversidades de forma ágil e assertiva;
• Reduzir retrabalhos e potencializar a produtividade;
• Nutrir uma equipe envolvida com a excelência;
• Reduzir de custos e desperdícios;
• Elevar padrão de qualidade da equipe e soluções oferecidas;
• Garantir posicionamento diante do mercado;
• Prevenir riscos e identificar oportunidades de melhoria;
• Obter certificações importantes, como ISO 9001, etc.

Espero ter esclarecido as suas dúvidas e agregado conhecimentos relevantes para o seu desenvolvimento. Finalizando este conteúdo, deixo uma reflexão do nosso querido Guru da Qualidade, Deming:

“Não é suficiente dar o seu melhor; é preciso saber exatamente o que fazer para depois dar o seu melhor.

Quer tratar suas não conformidades de forma fácil, ágil e ainda garantir a melhoria contínua? Então vem conhecer nossa solução!

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