O que seu sistema de gestão documental deveria ouvir do usuário — e como isso impacta a qualidade e as auditorias

A gestão da qualidade moderna exige mais do que cumprir protocolos. Exige sistemas inteligentes, projetados para ouvir quem realmente opera neles todos os dias. Essa é a essência do conceito de VOC – Voice of the Customer, um dos pilares da metodologia Lean Six Sigma.

Neste artigo, você vai entender como aplicar o VOC à gestão documental, por que tantos sistemas ainda falham neste aspecto e como o Qualis UP, desenvolvido pela HDR UP, nasce como resposta direta aos desafios enfrentados por quem vive o dia a dia da qualidade.

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O que é VOC (Voice of the Customer) e por que isso importa?

Voice of the Customer é o processo de capturar as reais necessidades e expectativas dos usuários de um sistema ou processo. Ele faz parte da fase “Define” do Lean Six Sigma e tem como foco transformar percepções e dores em requisitos funcionais e melhorias práticas.

Na gestão da qualidade, isso significa criar sistemas que sejam:

• Intuitivos para o analista
• Confiáveis para o coordenador
• Eficientes para o gestor
• Auditáveis para o cliente e para os órgãos reguladores

Mas a realidade, em muitas empresas, ainda é bem diferente disso.

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Quando o sistema de gestão documental não escuta o usuário

Sistemas de gestão documental que não aplicam VOC costumam apresentar sintomas claros:

• Interfaces confusas, que exigem treinamento constante
• Dificuldade para encontrar e controlar versões de documentos
• Campos obrigatórios que não fazem sentido para a operação
• Tarefas duplicadas ou retrabalho em aprovações
• Dependência de e-mails paralelos para comunicar pendências

Em vez de agilizar, esses sistemas aumentam o esforço operacional e geram frustração nas equipes da qualidade.

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Qualis UP: um sistema criado a partir da escuta ativa

O Qualis UP, lançado pela HDR UP, foi desenhado após centenas de conversas com profissionais da qualidade. Analistas, coordenadores e gerentes contribuíram com experiências reais, relatando as dificuldades com ferramentas engessadas e ineficazes.

A partir disso, nasceu uma plataforma com foco total no usuário:

• Automação inteligente de tarefas recorrentes
• Interface fluida e organizada, sem ruídos visuais
• Controle de versões em tempo real, com rastreabilidade completa
• Alertas e prazos integrados ao fluxo de aprovação
• Acesso simplificado para todos os níveis da equipe

O resultado é um sistema que não apenas documenta, mas potencializa a gestão da qualidade.

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O impacto direto no desempenho em auditorias

Ao colocar o usuário no centro, o Qualis UP também melhora a performance em auditorias. Com documentos rastreáveis, fluxos padronizados e pendências visíveis em tempo real, sua empresa:

• Reduz falhas operacionais
• Evita não conformidades por versões desatualizadas
• Acelera o tempo de resposta a exigências de auditores
• Ganha confiança junto a clientes, certificadoras e órgãos reguladores

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Conexão com Lean Six Sigma na prática

Muitas empresas falam em aplicar Lean Six Sigma, mas param na teoria. O Qualis UP é a tradução prática desse conceito: escuta ativa (VOC), padronização de processos (Measure/Analyze) e melhoria contínua (Improve/Control).

Ou seja: VOC não é só um termo bonito — é a base de um sistema funcional e eficiente.

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Conclusão

Sistemas de gestão da qualidade que não escutam seus usuários estão condenados à baixa adesão, retrabalho e falhas silenciosas. O Qualis UP prova que é possível entregar controle, fluidez e confiança com base no que realmente importa: a experiência de quem usa o sistema todos os dias.

Se sua equipe ainda sofre com ferramentas confusas ou processos paralelos, talvez o que falte seja justamente isso: escutar melhor o seu cliente interno.

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