A gestão da qualidade – como já sabemos – tem a responsabilidade de implantar práticas na organização, que visem a padronização, eficácia e agilidade dos processos internos. Garanta-se assim, por meio de estratégias eficazes, a melhoria contínua e a conformidade com as normas da qualidade.

É do conhecimento de todos que estamos inseridos em uma sociedade que passa por avanços tecnológicos de forma muito rápida. Surge, portanto, a dificuldade por parte das empresas de acompanhar este mercado, que passa por mudanças e transformações constantemente.

No que se refere a gestão da qualidade, o cenário atual traz consigo desafios a serem superados. Se por um lado, os processos e tomadas de decisão devem acontecer de forma rápida, por outro, existe a necessidade de planos de ação que ocasionem o máximo de resultados positivos, e o mínimo de falhas.

Colocar isso em prática não é possível e aquela “ajudinha” da responsável por tudo isso: a tecnologia. A verdade é a seguinte, ou usamos a tecnologias a nosso favor e aprimoramos os resultados alcançados por meio de recursos que ultrapassam os limites “humanos”, ou aceitamos o fato de que, em algum momento, não será possível acompanhar o mercado.

Simples assim.

Falando daquilo que temos autoridade, podemos afirmar que um dos investimentos mais essências do SGQ nos dias atuais, é a implantação de um software de gestão da qualidade. Entretanto, não adianta ter uma boa ferramenta em mãos, e não o usar, por isso é essencial o comprometimento da equipe em adequar suas atividades de modo que tudo possa ser controlado dentro do sistema.

Precisa de motivos concretos para entender que um software de gestão é essencial para o sucesso do SGQ? Então vamos lá:

1. Automatização – adapte-se ao cenário 4.0

A indústria 4.0 já é uma realidade, portanto, se você pensa que é algo que está por vir está enganado. Essa transformação já vem acontecendo há algum tempo, principalmente em países que possuem tecnologia mais avançada em relação ao Brasil.

Porque estou falando isso? Porque muito se fala na adaptação ao cenário 4.0, porém, pouco se faz. A mudança é agora, e não adianta deixar para depois, o melhor caminho é a antecipação.

2. Garantir a melhoria contínua

O uso de um software de gestão da qualidade que o time tenha uma visão mais ampla dos processos, o que facilita a identificação de oportunidades de melhoria. Além de desenvolver na equipe uma postura mais sistematizada e focada em melhoria.

3. Aumentar a produtividade e reduzir custos

Realizando a gestão através de um software, os processos se tornam mais ágeis, o que impacta diretamente na produtividade da equipe.

Com a gestão centralizada, a redução de custos poderá ser sentida, como reflexo do aumento de produtividade, engajamento da equipe e automatização dos processos.

4. Gestão, organização e segurança dos documentos

Armazenar os documentos em um software de gestão da qualidade confiável gera as seguintes melhorias:

• Organização dos documentos
• Redução de cópias físicas
• Facilidade de acesso
• Segurança das informações
• Personalização de acessos
• Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos
• Pendências automáticas, dentre outros.

Desorganização, documentos espalhados por todo lugar, dificuldade de acesso e perda de prazo de revisão são algumas das principais reclamações dos profissionais da qualidade. Se você se identifica com ao menos um desses problemas, você precisa de um software de gestão.

5. Melhor acompanhamento de indicadores

Já falamos aqui no blog sobre a importância de monitorar e mensurar resultados, certo? Afinal, os indicadores são fundamentais para guiar as decisões da equipe, mostrando o que dá e o que não dá certo.

O software de gestão possibilita a geração de gráficos e relatórios que garantem melhor análise e monitoramento de indicadores.

6. Agilidade e assertividade na tomada de decisão

Agilidade e assertividade é tudo que um SGQ precisa em suas tomadas de decisões, não é mesmo? Acompanhar as inconstâncias do mercado e estar preparado para situações adversas nunca foi tarefa fácil, contudo, a era 4.0 tem exigido ainda mais dos profissionais.

A automatização e centralização da gestão, permite maior agilidade na tomada de decisão, já que permite tanto a integração da equipe, como também dos processos. Dessa forma, além de ganhar em agilidade, o time também passa a tomar decisões baseadas em dados, o que aumenta a probabilidade de obter sucesso.

Além disso, o acompanhamento de indicadores permite que ações corretivas e preventivas sejam tomadas antes que as consequências possam ocasionar impactos negativos ao negócio.

7. Engajamento e comprometimento da equipe

Muito falamos sobre a importância do espírito de equipe e engajamento de todos, tanto com as metas e objetivos da organização, como também uns com os outros. Várias cabeças pensando juntas, logicamente, tendem a obter resultados melhores do que pensando de maneira isolada, já que permite olhares diferentes a cerca de determinada situação.

Utilizando o software, todos tem acesso às informações de interesse e podem sugerir mudanças, atualizações e melhorias com muito mais facilidade. Isso possibilita a união e melhoria da comunicação interna.

8. Melhoria nos atendimentos prestados e satisfação dos clientes

Toda empresa gira (ou pelo menos deveria) em torno da satisfação do cliente, logo, preocupar-se em prestar atendimento de excelência é fundamental.

Além de poder gerenciar os atendimentos para garantir a sua eficácia, a gestão integrada possibilitada pelo software, faz com que o time tenha acesso às reais necessidades e desejos do cliente. Podendo assim, personalizar os atendimentos e até mesmo, implantar melhorias na solução oferecida.

9. Controle as auditorias!

Controlar a agenda de auditorias e estar preparado para a audição é sonho de consumo de qualquer gestor da qualidade. Nesse sentido, considere o software de gestão da qualidade como um realizador de sonhos (rs).

As informações referentes às auditorias, tanto internas como externas, podem ser registradas e gerenciadas pelo software. Assim, você tem total controle do cronograma de auditorias e possui informações relevantes para a implantação de melhorias e ações corretivas.

10. Time capacitado – gestão de treinamentos

Um dos fatores mais importantes para o sucesso do SGQ é a capacitação dos envolvidos na gestão. Faça um planejamento completo e registre informações importantes para o relatório de treinamentos.

11. Identifique riscos

Cada etapa do processo deve ser analisada com todo o cuidado e a mentalidade de riscos deve ser implantada na organização. Isso permite uma gestão mais eficiente e produtiva, além de aprimorar resultados.

Com a automatização da gestão de riscos é possível diminuir consideravelmente a incidência de erros. Todo o processo pode ser feito no software, desde o planejamento, identificação dos riscos e plano de ação.

Podemos afirmar que o software para gestão da qualidade:

MELHORA

• Tomada de decisão
• Fluxo da informação
• Acompanhamento de indicadores
• Padronização dos processos
• Pesquisa de informação contida nos documentos
• Fortalecimento da imagem da empresa
• Controle dos requisitos das normas

AUMENTA

• Comprometimento das equipes
• Organização sistêmica de toda a documentação
• Sigilo das informações confidenciais
• Qualidade dos serviços prestados pelo setor da qualidade
• Agilidade e segurança das informações
• Organização das tarefas
• Vendas e número de clientes

DIMINUI

• Tempo de reuniões e geração de informações
• Documentos em papel
• Atraso na entrega das atividades
• Acúmulo de documento sem valor de guarda
• Controles manuais e morosos via planilhas
• Erros de gestão
• Tempo de implantação das normas de qualidade

Bom, para comprovar que é realmente possível obter tantos benefícios com o uso de um software, o que você acha de fazer um teste na plataforma? Clique aqui para ver uma apresentação e solicitar seu período de teste do Software Qualis.

A mudança no seu sistema de gestão da qualidade começa agora!