Entre todas as dúvidas que surgem quando uma empresa decide iniciar sua jornada de certificação, existe uma pergunta que aparece antes de qualquer outra: quanto tempo isso leva?

Essa é uma questão totalmente legítima, principalmente para negócios que ainda não têm certificação, nunca viveram esse processo e precisam se planejar para dar os primeiros passos.

A verdade é que o tempo necessário para conquistar uma certificação não depende apenas da norma escolhida. Ele também envolve organização interna, clareza de processos, engajamento das pessoas e estruturação das evidências que serão apresentadas ao auditor. 

Não existe um único prazo válido para todos, mas há um entendimento essencial: certificação não é um evento, é construção e evolução. Cada empresa avança em seu próprio ritmo.

Este conteúdo explica, de forma clara e abrangente, o que realmente influencia a duração do processo e como uma empresa que ainda não tem certificação pode se preparar para conquistar a sua de maneira sólida e consistente.

Por que não existe um tempo padrão para todas as empresas

Mesmo que duas empresas atuem no mesmo setor, é muito provável que o tempo até a certificação seja diferente para cada uma. 

Isso acontece porque cada organização tem uma realidade própria: algumas já possuem documentos básicos, outras ainda estão criando seus primeiros registros.  Algumas têm processos estruturados, enquanto outras ainda operam com muitas atividades informais.

Isso não significa que a empresa esteja atrasada. Significa apenas que cada uma está em um ponto diferente da jornada. 

O importante é que o processo de certificação seja visto como um caminho claro, possível e que, quando bem conduzido, transforma profundamente a organização.

A escolha da certificação influencia a duração do processo

Normas diferentes têm exigências diferentes. Certificações de gestão geral, como ISO 9001, podem ser concluídas mais rapidamente por empresas que já possuem algum nível de organização. Já as certificações da área de alimentos, como FSSC 22000, costumam exigir maior atenção a controles, análises de perigos, monitoramentos e registros operacionais.

Cada norma dita a complexidade do percurso. Por isso, entender o tipo de certificação desejada é o primeiro passo para estimar o tempo.

Empresas que ainda não têm certificação podem avançar rápido

Existe uma percepção equivocada de que conquistar a primeira certificação leva muito tempo. Não é verdade. Empresas que ainda não têm certificação podem avançar de forma surpreendentemente rápida quando existe foco, clareza e dedicação.

O que realmente faz diferença é o envolvimento das pessoas e a disposição em organizar documentos, formalizar processos e criar registros confiáveis. Quanto mais a empresa se engaja nesse movimento, mais acelerada se torna a caminhada.

O que impacta diretamente no tempo até a certificação

Aqui estão os principais fatores que influenciam a velocidade de todo o processo:

• Quantidade de processos que precisam ser formalizados.
• Tempo disponível dos responsáveis para conduzir o projeto.
• Nível de organização dos documentos existentes.
• Capacidade de produzir e manter registros atualizados.
• Engajamento das equipes no cumprimento dos procedimentos.
• Gestão das evidências que serão apresentadas ao auditor.
• Clareza e comunicação entre setores envolvidos.
• Acompanhamento contínuo durante o processo.

Nada disso é estático. Empresas que começam do zero podem acelerar muito rapidamente quando organizam prioridades, distribuem responsabilidades e mantêm disciplina no acompanhamento.

O tempo médio para conquistar uma certificação

Mesmo que cada empresa avance em um ritmo, existem médias observadas no mercado que ajudam na previsibilidade. De forma geral, empresas que ainda não têm certificação costumam levar:

Entre oito e doze meses quando precisam construir documentos, treinar equipes e organizar registros pela primeira vez.

Entre quatro e oito meses quando já possuem parte dos documentos, mas ainda precisam consolidar práticas.

Entre três e seis meses quando já existe algum nível de organização e o esforço principal está na estrutura final para auditoria.

Esses prazos variam conforme o tipo de certificação e o nível de dedicação das equipes. Quanto mais clara for a gestão e maior a colaboração interna, mais rápido o processo avança.

A importância da auditoria interna no tempo total

A auditoria interna tem um papel decisivo no processo. Ela funciona como uma revisão completa antes da auditoria oficial. Empresas que estão na sua primeira certificação normalmente descobrem nessa etapa ajustes importantes que ainda precisam ser feitos.

Isso é natural e faz parte da evolução. Ajustes identificados na auditoria interna ajudam a evitar correções mais complexas na etapa final. Quanto mais cedo a empresa realizar essa auditoria, mais tempo terá para fortalecer cada ponto.

Evitar pressa é tão importante quanto evitar demora

Muitas empresas que ainda não têm certificação desejam conquistar o certificado rapidamente, mas acabam tentando acelerar o processo de forma arriscada. É importante lembrar que certificação não é uma corrida. É construção. E qualquer sistema criado às pressas pode se tornar frágil, inconsistente e difícil de manter no dia a dia.

A melhor certificação é aquela que se sustenta depois que o certificado chega.
Isso significa ter processos funcionais, registros reais e equipes conscientes do que fazem.

Como reduzir o tempo sem comprometer a qualidade

Algumas ações ajudam empresas iniciantes a avançar com mais eficiência:

1. Organizar documentos desde o início do processo.
2. Criar rotinas de preenchimento de registros reais e consistentes.
3. Treinar equipes de forma prática e objetiva.
4. Mapear responsabilidades e padronizar fluxos.
5. Acompanhar ações semanalmente para não perder ritmo.
6. Usar ferramentas que facilitem o acesso às versões corretas de documentos.
7. Centralizar evidências para evitar perdas e retrabalhos.

Quando esses pilares estão presentes, o processo flui com mais segurança e rapidez, mesmo para empresas que estão buscando certificação pela primeira vez.

Certificação é uma jornada de crescimento

Conquistar uma certificação não transforma apenas processos. Transforma cultura. Constrói disciplina. Melhora a comunicação. Eleva a confiança de clientes e equipes. É um passo importante para empresas que estão crescendo e que querem atuar com mais profissionalismo e credibilidade.

Se a sua empresa está iniciando essa jornada e deseja organizar documentos, aprovações, evidências e processos de forma estruturada para chegar à certificação com mais segurança, o Qualis UP pode ajudar nessa organização desde o primeiro dia.