Tudo o que você precisa saber sobre Procedimentos e Instruções de Trabalho
Os procedimentos e instruções de trabalho são ferramentas que possibilitam a padronização e o gerenciamento do sistema de gestão.
Nesse sentido, podemos afirmar que estes documentos são muito importantes quando falamos em produtividade e eficácia do time. Por isso, devem estar presentes em todos os setores da empresa.
É importante frisar que tanto os Procedimentos como as IT’s devem ser desenvolvidos considerando o contexto organizacional. Ou seja, não adianta encher o sistema de gestão de Procedimentos que não fazem sentido e/ou não são úteis, considerando o cenário específico do negócio.
Pode até parecer algo “burocrático”, mas a verdade é que quando entendemos o Contexto da Organização e elaboramos os procedimentos e instruções de trabalho de acordo com as necessidades da empresa, os resultados alcançados são sentidos por todos.
Para ilustrar, cito exemplos de procedimentos em dois diferentes cenários:
- CENÁRIO 1
Uma indústria de alimentos precisa atender aos requisitos da ISO 22000
Portanto, para que seja possível garantir a conformidade com a norma, é necessário descrever um procedimento onde estejam descritas as etapas que precisam ser seguidas.
- CENÁRIO 2
Uma empresa precisa ter melhor controle de seus documentos. Portanto, é necessário descrever um procedimento que defina onde os documentos devem ser armazenados, como rastreá-los, quem são os responsáveis pela elaboração, revisão, descarte, etc.
Já quando falamos em instruções de trabalho (IT), tratam-se de documentos que são mais específicos e devem ser mais detalhados.
Nesse sentido, podemos dizer que os Procedimentos são as etapas que devemos seguir e as Instruções de Trabalho devem especificar as ações/atividades que devem ser realizadas em cada uma dessas etapas.
Portanto, apesar de se tratar de termos distintos, estes dois documentos se complementam.
Outro ponto importante a ser citado, é que os processos podem sofrer alterações visando melhorias e/ou adaptação às normas.
Logo, os Procedimentos e Instruções de Trabalho também devem ser sempre revisados e atualizados, seja com o fim de implantar melhorias, corrigir não conformidades ou adaptar-se às mudanças internas da organização.
Documente seus procedimentos e instruções de trabalho de forma padronizada
O ideal é criar um padrão para a criação e armazenamento desses documentos (na verdade, isso vale para toda a documentação da empresa), pois isso facilita o rastreamento e atualização das informações. Dessa forma, contamos com maior eficácia por parte do time, bem como, economia de tempo.
Ao elaborar um procedimento ou instrução, é necessário pensar em quem vai ter acesso a esse documento. Isto porque, falar a língua do encarregado por determinada função, é essencial para o entendimento e execução das etapas e atividades descritas.
É imprescindível realizar treinamentos com a equipe para garantir a capacitação dos envolvidos. Isso porque, um pequeno detalhe pode gerar consequências que afetam o processo como um todo.
Além disso, os treinamentos incentivam os colaboradores a executar as atividades da forma correta, e ainda, alimenta o espírito de equipe.
Essa documentação também é muito importante para que as informações não fiquem restritas apenas ao responsável por determinada atividade. Ou seja, para manter o pleno funcionamento do sistema, é fundamental ter mais de uma pessoa apta a realização das tarefas.
Dessa forma, quando o responsável por determinada atividade estiver ausente, por exemplo, um terceiro pode ter acesso ao procedimento e o processo não fica parado.
Veja abaixo exemplos de Procedimento e Instrução de Trabalho, respectivamente:
Ambos os modelos foram gerados pelo Qualis, o nosso Software de Gestão de Documentos.
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