O mapeamento de processos é essencial para o bom funcionamento de sistema de gestão da qualidade. Já falamos aqui sobre a importância de definir metas e elaborar estratégias para alcança-las, certo? Pois bem, o mapeamento de processos é fundamental na execução dessas estratégias.

Mas afinal, como o mapeamento deve ser feito?

De forma simplificada, nada mais é do que definir cada passo que deverá ser seguido na elaboração de uma atividade, garantindo que o objetivo seja alcançado. O primeiro passo é definir qual processo será mapeado. Depois basta definir quem serão os responsáveis por sua execução, quais são os recursos necessários e as etapas a serem seguidas.

Por exemplo, dentro de determinada Organização é definido que todos os funcionários devem ser treinados:

• Entrada: Necessidade treinamento dos funcionários
• Processo: Execução do treinamento (transformação)
• Saída: Funcionários treinados

Um processo normalmente possui várias etapas, esse é um exemplo simplificado apenas para entender a metodologia do mapeamento. Deixarei disponível no final desse artigo um exemplo de relatório de mapeamento, para melhor entendimento.

Aliás, cada etapa de um mapeamento possui entrada e saída, e muitas vezes a saída de uma etapa é a entrada de outra. Por isso sempre falo sobre a importância de ter na empresa uma cultura de trabalho em equipe. É necessário que os departamentos estejam alinhados uns aos outros para que possam trabalhar juntos e garantir bons resultados.

Porque o mapeamento de processos é tão importante?

O mapeamento de processos é importante por vários motivos. Principalmente para garantir a organização interna. Para que dessa forma cada um saiba o que deve ser feito, como deve ser feito e porque deve ser feito. Além disso, quando visualizamos detalhadamente como estamos executando as estratégias é possível identificar possíveis melhorias. O que possibilitam que as metas sejam alcançadas de forma mais rápida e eficaz.

Entrevista com especialista em mapeamento de processos

Para aprofundar o conhecimento sobre a importância do mapeamento de processos, convidamos o Leonardo Melo, diretor da Result Processos para falar um pouco sobre o assunto:

“A importância do mapeamento dos processos, procedimentos e atividades vitais que fazem parte da rotina da organização, se deve pela evidência organizada do que ocorre nas rotinas do dia a dia, proporcionando, que os colaboradores tenham a oportunidade de serem treinados a partir de um padrão de trabalho bem como aos gestores que passarão a realizar a sua gestão por processos. Mapear as atividades também proporciona oportunidades de evidenciarmos pontos de melhorias, possíveis perdas no processo produtivo e administrativo, o foco na melhoria continua é um dos pilares desse trabalho.

Sabemos que várias empresas adotam uma rotina de auditorias internas, essa só possível com qualidade, a partir do momento que os processos já definidos estiverem desenvolvidos junto a equipe e logo é possível evidenciar se realmente as atividades ocorrem conforme estabelecidas.

Conforme o Autor Geary Rummler, especialista em publicações de gestão, defende que “Os Processos existem na organização, quer os percebamos ou não. Nós temos duas escolhas: ou os ignoramos e rezamos para que façam o que desejamos, ou os entendemos e gerenciamos.”

Essa prática do mapeamento dos processos está se tornando comum entre as empresas que estão em constante amadurecimento; entender, desenvolver e gerenciar está diretamente ligado ao sucesso de uma organização.”

É possível relacionar um fluxograma ao relatório, para melhor visualização do processo.

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