Sistema de Gestão – Abandone as Planilhas e os Documentos Impressos!
Acredite ou não, muitas empresas AINDA fazem todo o controle da qualidade através de planilhas em Excel.
Sim, você leu certo!
Se você, caro leitor, é uma dessas pessoas e se identifica com esse cenário de planilhas, por favor, acompanhe este conteúdo até o final.
Tenho a plena certeza de que você vai entender o porquê você deve abandonar as planilhas o quanto antes na sua gestão – na verdade já faz algum tempo que você deveria saber disso.
É claro que essas planilhas ajudam na organização interna da empresa (e em outras diversas tarefas), não estou falando para ninguém aposentar o Excel.
Contudo, quando se trata e um sistema de gestão da qualidade, controlar processos e documentos em planilhas, não chega nem perto de ser suficientemente eficaz.
Alô! Nós estamos na Era Digital, se tem algo que já deveria estar automatizado e centralizado em qualquer negócio, é o SGQ.
Organização e Agilidade
Em primeiro lugar, contando com uma gestão automatizada você conta uma grande diminuição de documentos impressos, o que deixa o espaço físico mais organizado.
Além disso, você centraliza todos os documentos do SGQ em um só lugar, o que gera agilidade e integração do time.
Além da organização e agilidade, você também precisa contar com um sistema de gestão que tenha:
- Clareza e visibilidade das informações;
- Eficácia na comunicação;
- Segurança dos dados/documentos, etc.
Todavia, sabemos muito bem que essas são características que as planilhas não nos oferecem.
Abandone as planilhas implementando um software para a sua gestão!
O mundo passou por grandes transformações nestes últimos anos, devido aos impactos ocasionados pela pandemia. Com isso, a tecnologia evoluiu rapidamente por consequência da necessidade de readaptação por parte das empresas.
Antes de mais nada, vela frisar que o mundo passou por mudanças de alto impacto em pouquíssimo tempo. Isso mudou totalmente o cenário se olharmos para a realidade de alguns anos atrás.
Nesse sentido, contar com um bom software que te permite automatizar a gestão da qualidade, é em primeira instância, nadar conforme a maré. Afinal, o mundo está navegando na maré da automatização e digitalização há algum tempo.
Logo, se você não se adapta a esta realidade, não sobrevive a concorrência. Já que as tecnologias permitem maior agilidade nas tomadas de decisões, além de uma gestão preventiva e inovadora.
Dentre outros diversos fatores que já estamos cansados de ler por aí, não é mesmo?
Um bom software possibilita a obtenção de melhores resultados e eleva o padrão de qualidade. Além disso, permite a centralização da gestão dentro de uma ferramenta que torna o SGQ mais ágil e eficaz.
Ou seja, características que são essenciais para uma boa gestão e que não é possível ter no Excel.
Enquanto em planilhas comuns passamos algum tempo procurando documentos, por exemplo, com um bom software é possível fazer isso em apenas alguns cliques.
Também é possível melhorar consideravelmente a qualidade interna devido à integração dos setores, maior troca de informações e facilidade em perceber erros. Isso facilita o aperfeiçoamento contínuo dos processos realizados pela equipe do SGQ.
Atenção aos detalhes para ter um SGQ de sucesso!
O gerenciamento das informações, independente da ferramenta utilizada, deve ser feito de forma sistêmica. Afinal, os pequenos detalhes podem gerar grandes impactos no produto/serviço que será entregue ao cliente.
O envolvimento com a boa gestão deve ser um hábito de trabalho, e não uma obrigação em tempos de auditorias.
Controlar as informações e tarefas de forma automatizada nos permite trilhar um caminho rumo ao sucesso. A qualidade depende de cada etapa de todo processo e cada colaborador tem uma função essencial na busca pela excelência.
Coisas incríveis no mundo dos negócios nunca são feitas por uma única pessoa, e sim por uma equipe. (Steve Jobs).
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