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Gestão de Documentos: Entenda tudo sobre lista mestra!

Gestão de Documentos: Entenda tudo sobre lista mestra!

Gestão de Documentos: Entenda tudo sobre lista mestra!

A lista mestra existe para facilitar o controle e a gestão de documentos. Com ela, você conta com informações importantes, como por exemplo, a versão em que o documento se encontra.

Este documento conta com:

  • Código
  • Revisão
  • Descrição dos documentos

Deste modo a evita-se o uso de versões anteriores (obsoletas) que não devem mais ser utilizadas. Além disso, documentos que necessitam de atualização são identificados com maior facilidade.

Apesar de não se tratar de uma exigência da norma ISO:9001, o controle adquirido com a utilização da lista mestra pode ser fundamental em auditorias. Afinal, evita que a empresa leve não conformidades, devido ao controle ineficaz de informações fundamentais.

Porque utilizar este documento?

Com o uso da lista mestra, o setor de qualidade evita as não conformidades, bem como, garante as atualizações necessárias da documentação da organização e a melhoria contínua do SGQ como um todo.

Entretanto, para que os bons frutos por sua utilização sejam colhidos, é fundamental tratar essa questão de forma sistêmica. Ou seja, desenvolver a periodicidade para a atualização e/ou descarte de documentos.

Dessa forma, o sistema de gestão conta sempre com informações confiáveis e atualizadas. Além de garantir a organização dos documentos e informações importantes da empresa.

Como utilizar a lista mestra de modo eficaz?

Para que a lista mestra seja um método eficaz, é preciso que seja bem gerenciada. Por isso deve haver alguém do setor que fique responsável em fazer alterações sempre que necessário.

Nesse sentido, o ideal é que o colaborador estabeleça uma rotina de revisão periódica para se certificar que está tudo certo. Essa periodicidade deve ser estabelecida de acordo com a realidade do contexto organizacional.

É importante saber que existem vários modelos de lista mestra. Portanto o encarregado pela implementação desta ferramenta deve escolher aquela que mais se encaixa nos procedimentos internos da empresa.

Contudo, existem algumas informações, como por exemplo, versão e local onde o documento pode ser encontrado, que são imprescindíveis em todos os casos.

Porque você deve utilizar um software de gestão de documentos

Em primeiro lugar, mesmo que haja organização e o controle de documentos seja realizado de forma sistêmica, ainda assim, podem ocorrer erros/falhas, como por exemplo:

  • Perder prazos;
  • Deixar de atualizar as informações de algum documento;
  • Utilizar versões obsoletas por engano, etc.

Por isso, é recomendado que a equipe utilize um software que auxilie na gestão de documentos. Desse modo, a atualização da lista mestra ocorre de forma automática a partir das alterações e/ou atualizações realizadas em determinado documento.

Ou seja, evita-se o uso de versões obsoletas dos documentos.

Além disso, pendências são enviadas ao responsável sempre que é necessário atualizar e/ou fazer alterações nos documentos, evitando perda de prazos.

Lembre-se sempre, uma empresa sem estratégia é uma empresa sem perspectiva de crescimento. O sucesso consiste em se atentar aos pequenos detalhes e investir em tudo que traz melhorias para a organização.

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