5W2H em 7 passos!
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que determina a sequência de ações a tomar, com base nas metas/objetivos. Dessa forma, você conta com um planejamento bem completo, que serve como um guia para a execução do plano de ação.
Ou seja, essa metodologia tem a função de contribuir com o planejamento e plano de ação, com base nas informações coletadas.
Como resultado, ao completar a ferramenta você visualiza de forma simples e ágil todos os passos a serem seguidos para alcançar o objetivo final do projeto.
Enfim, você deve estar se perguntando: Certo, mas do que se trata essa ferramenta e como utilizá-la? Então vamos começar do começo!
Comece completando os 5W’s:
What (O que?)
Primeiramente, defina o que é o projeto. Ou seja, descreva o mais detalhadamente possível o que será feito neste plano de ação.
Por exemplo: Agilizar o atendimento ao cliente em X% para aumentar o índice de satisfação e fideliza-los.
Why (Porque?)
O próximo passo é justificar a execução do projeto. Ou seja, porque meu time vai somar esforços para agilizar o atendimento ao cliente?
Nesse sentido, seguindo o mesmo exemplo, o motivo poderia ser: Foi notado um alto índice de insatisfação por parte dos clientes, além da dificuldade na fidelização.
Em resumo, com base em pesquisa realizada, foi detectado que a raiz do problema está na demora em nosso atendimento.
Portanto, existe uma urgente necessidade de investir em um atendimento mais ágil e de qualidade. Percebe que a justificativa demonstra a importância de dar andamento ao plano de ação?
Afinal, de nada adianta um planejamento e um plano de ação perfeito, se não houver justificativa para investir em seu andamento e conclusão.
Where? (Onde?)
Neste passo, é necessário definir onde o plano de ação será executado.
Por exemplo, se o plano de ação é referente a uma ação corretiva em uma máquina que está apresentando problemas, você pode especificar que ação será realizada na máquina em questão.
Ou se o planejamento se trata de implementar melhorias no Sistema de Gestão da qualidade, por exemplo, você pode especificar o setor na qual o plano vai se desenvolver.
Seguindo o nosso exemplo do início, o local pode ser o setor de atendimento, marketing, comercial, ou até mesmo envolver toda a empresa.
When? (Quando?)
Agora é momento de falar sobre os prazos e etapas do projeto.
Para ter sucesso no seu plano de ação, esta etapa é fundamental. O ideal é montar um cronograma, especificando as etapas com data de início e prazo de conclusão.
É absolutamente normal não seguir 100% o que está no cronograma. Entretanto, definir as datas dá um “norte” para o time, otimizando sua produtividade e motivando-os a cumprir prazos.
Além de conferir organização ao projeto como um todo e previsibilidade de conclusão.
Who? (Quem?)
Quem será o responsável ou quem serão os responsáveis pela execução do plano de ação?
Defina quem será o líder do projeto e todos os envolvidos para que a ação seja implementada com sucesso.
Pronto! Você completos os 5W’s do seu plano. Agora vamos aos 2H’s:
How (Como?)
Nesta etapa é necessário descrever como o plano deve ser colocado em ação.
Especifique as estratégias adotadas em cada etapa do processo, quais atividades precisam realizadas e qual a melhor maneira de concluí-las.
É muito importante enriquecer esta etapa de detalhes, pois trata-se de um direcionador para os responsáveis da execução de cada ponto descrito no processo.
How Much (Quanto?)
Quanto este projeto custará? Nesta última etapa do seu 5W2H você deve estipular o valor total dispendido no projeto.
Descreva todos os custos envolvidos nas etapas dos processos. Seja de recursos, mão de obra, tempo e investimento financeiro.
Além de ser essencial para analisar o cenário e definir se a empresa poderá custear o plano, também se trata de uma informação relevante para definir se vale ou não a pena tirar o projeto do papel (custo X retorno esperado).
Principais benefícios de utilizar o 5W2H
O 5W2H confere inúmeros benefícios, dentre os principais, podemos citar:
- Simples e prático de aplicar;
- Auxilia na elaboração de plano de ação;
- Detalhamento de metas e objetivos;
- Otimização do tempo e redução de custos;
- Direcionamento da equipe na execução dos planos de ação;
- Pode ser combinado com outras ferramentas de gestão (SWOT, por exemplo);
- Auxilia na tratativa de não conformidades e identificação de oportunidades de melhoria;
- Facilidade no desenvolvimento de planos de ação;
- Guia para ações estratégicas da empresa;
- Garante o cumprimento de prazos e atividades, etc.
Para te ajudar a preencher o seu 5W2H e obter sucesso com o uso dessa ferramenta, preparamos um material gratuito e editável para você:
BAIXE AQUI O SEU MODELO DE 5W2H!
Por fim, é importante ressaltar que essa ferramenta pode ser utilizada tanto para planejamentos pessoais, como também para direcionar projetos e planos de ação no cenário empresarial, certo?
Espero ter te ajudado a entender um pouco mais sobre a ferramenta e que a sua utilização lhe ajude a obter sucesso em todos os seus planos de ação!
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Beijos e até semana que vem ;*
