5W2H em 7 passos!

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que determina a sequência de ações a tomar, com base nas metas/objetivos. Dessa forma, você conta com um planejamento bem completo, que serve como um guia para a execução do plano de ação.

Ou seja, essa metodologia tem a função de contribuir com o planejamento e plano de ação, com base nas informações coletadas.

Como resultado, ao completar a ferramenta você visualiza de forma simples e ágil todos os passos a serem seguidos para alcançar o objetivo final do projeto.

Enfim, você deve estar se perguntando: Certo, mas do que se trata essa ferramenta e como utilizá-la? Então vamos começar do começo!

Comece completando os 5W’s:

What (O que?)

Primeiramente, defina o que é o projeto. Ou seja, descreva o mais detalhadamente possível o que será feito neste plano de ação.

Por exemplo: Agilizar o atendimento ao cliente em X% para aumentar o índice de satisfação e fideliza-los.

Why (Porque?)

O próximo passo é justificar a execução do projeto. Ou seja, porque meu time vai somar esforços para agilizar o atendimento ao cliente?

Nesse sentido, seguindo o mesmo exemplo, o motivo poderia ser: Foi notado um alto índice de insatisfação por parte dos clientes, além da dificuldade na fidelização.

Em resumo, com base em pesquisa realizada, foi detectado que a raiz do problema está na demora em nosso atendimento.

Portanto, existe uma urgente necessidade de investir em um atendimento mais ágil e de qualidade. Percebe que a justificativa demonstra a importância de dar andamento ao plano de ação?

Afinal, de nada adianta um planejamento e um plano de ação perfeito, se não houver justificativa para investir em seu andamento e conclusão.

Where? (Onde?)

Neste passo, é necessário definir onde o plano de ação será executado.

Por exemplo, se o plano de ação é referente a uma ação corretiva em uma máquina que está apresentando problemas, você pode especificar que ação será realizada na máquina em questão.

Ou se o planejamento se trata de implementar melhorias no Sistema de Gestão da qualidade, por exemplo, você pode especificar o setor na qual o plano vai se desenvolver.

Seguindo o nosso exemplo do início, o local pode ser o setor de atendimento, marketing, comercial, ou até mesmo envolver toda a empresa.

When? (Quando?)

Agora é momento de falar sobre os prazos e etapas do projeto.

Para ter sucesso no seu plano de ação, esta etapa é fundamental. O ideal é montar um cronograma, especificando as etapas com data de início e prazo de conclusão.

É absolutamente normal não seguir 100% o que está no cronograma. Entretanto, definir as datas dá um “norte” para o time, otimizando sua produtividade e motivando-os a cumprir prazos.

Além de conferir organização ao projeto como um todo e previsibilidade de conclusão.

Who? (Quem?)

Quem será o responsável ou quem serão os responsáveis pela execução do plano de ação?

Defina quem será o líder do projeto e todos os envolvidos para que a ação seja implementada com sucesso.

Pronto! Você completos os 5W’s do seu plano. Agora vamos aos 2H’s:

How (Como?)

Nesta etapa é necessário descrever como o plano deve ser colocado em ação.

Especifique as estratégias adotadas em cada etapa do processo, quais atividades precisam realizadas e qual a melhor maneira de concluí-las.

É muito importante enriquecer esta etapa de detalhes, pois trata-se de um direcionador para os responsáveis da execução de cada ponto descrito no processo.

How Much (Quanto?)

Quanto este projeto custará? Nesta última etapa do seu 5W2H você deve estipular o valor total dispendido no projeto.

Descreva todos os custos envolvidos nas etapas dos processos. Seja de recursos, mão de obra, tempo e investimento financeiro.

Além de ser essencial para analisar o cenário e definir se a empresa poderá custear o plano, também se trata de uma informação relevante para definir se vale ou não a pena tirar o projeto do papel (custo X retorno esperado).

Principais benefícios de utilizar o 5W2H

O 5W2H confere inúmeros benefícios, dentre os principais, podemos citar:

• Simples e prático de aplicar;
• Auxilia na elaboração de plano de ação;
• Detalhamento de metas e objetivos;
• Otimização do tempo e redução de custos;
• Direcionamento da equipe na execução dos planos de ação;
• Pode ser combinado com outras ferramentas de gestão (SWOT, por exemplo);
• Auxilia na tratativa de não conformidades e identificação de oportunidades de melhoria;
• Facilidade no desenvolvimento de planos de ação;
• Guia para ações estratégicas da empresa;
• Garante o cumprimento de prazos e atividades, etc.

Para te ajudar a preencher o seu 5W2H e obter sucesso com o uso dessa ferramenta, preparamos um material gratuito e editável para você:

BAIXE AQUI O SEU MODELO DE 5W2H!

Por fim, é importante ressaltar que essa ferramenta pode ser utilizada tanto para planejamentos pessoais, como também para direcionar projetos e planos de ação no cenário empresarial, certo?

Espero ter te ajudado a entender um pouco mais sobre a ferramenta e que a sua utilização lhe ajude a obter sucesso em todos os seus planos de ação!

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Beijos e até semana que vem ;*