5 motivos para armazenar os seus documentos em um software
O mundo passou por grandes transformações nestes últimos anos, devido aos impactos ocasionados pela pandemia. Com isso, a tecnologia evoluiu rapidamente por consequência da necessidade de readaptação por parte das empresas.
Um exemplo disto, é a expansão do trabalho remoto e/ou hibrido que exigiu várias mudanças na gestão das equipes. Neste contexto, vemos um “boom” na digitalização de documentos e gestão via software.
Afinal, sem um ambiente físico onde todos trabalham de forma integrada, foi preciso encontrar uma maneira para que todos pudessem estar juntos, mesmo que separados fisicamente.
Portanto, se você ainda tem dúvidas sobre a importância de digitalizar documentos e utilizar um software para realizar uma gestão de forma integrada, confira 5 dos principais motivos:
1. Organização
Em primeiro lugar, além de deixar o espaço físico mais organizado, devido a diminuição de documentos impressos, com um software de gestão fica muito mais fácil e rápido localizar documentos.
Além disso, todas as informações importantes ficam centralizadas em um só local, conferindo agilidade e integração entre a equipe, independente se estão em home office ou em ambiente corporativo.
2. Segurança
Ao migrar os documentos para um software em nuvem, obtém-se muito mais segurança das informações.
O ambiente virtual é mais seguro em razão dos data centers estarem distribuídos por todo o planeta, evitando assim, riscos de perda de dados.
Por exemplo, o Software Qualis utiliza o serviço de nuvem da Amazon AWS. Trata-se de uma empresa reconhecida mundialmente e possui um padrão de gerenciamento de segurança altamente complexo, sendo inclusive certificada na ISO 27001 (Padrão de gerenciamento de segurança).
Outro ponto importante a ser enfatizado em relação a segurança, é o controle de acesso. Dessa forma, o gestor do software, confere diferentes níveis de acesso aos usuários, tendo total controle da segurança das informações.
3. Automatização
Estamos na era da tecnologia e automatização. As empresas que não entendem a importância de automatizar o máximo de processos possíveis, está muitos passos atrás da concorrência.
Automatizar a gestão de documentos, proporciona diversos benefícios que fazem toda a diferença no funcionamento do SGQ. Dentre as principais, podemos citar:
- Melhoria na organização e a comunicação através do fácil acesso às informações;
- Pendências automáticas que chegam em seu e-mail;
- Gestão centralizada;
- Gerenciamento da distribuição de cópias, evitando o uso de versões obsoletas;
- Maior agilidade e eficácia nos processos;
- Melhoria na qualidade de produtos e serviços;
- Conformidade com as normas da qualidade, etc.
4. Agilidade e acessibilidade
Primeiramente, o rápido e fácil acesso às informações, que se dão através de apenas alguns cliques, é algo que confere uma grande economia de tempo.
Além disso, devido ao gerenciamento automático e envio de pendências, o usuário sempre conta com acesso aos documentos atualizados de cada área, evitando que informações desatualizadas sejam disseminadas.
5. Redução de custo
Automatizar a gestão de documentos, e os processos em geral, confere agilidade e assertividade aos colaboradores. Dessa forma, ocorre a diminuição de erros e riscos, que por consequência, diminui a ocorrência de não conformidade e garante padrões de qualidade muito mais altos.
Além disso, tal economia de tempo, possibilita que a equipe tenha mais tempo hábil para investir em outras atividades importantes, além de facilitar a identificação de oportunidades de melhoria.
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