LEVEI UMA NÃO CONFORMIDADE, E AGORA?

Em primeiro lugar, apenas para contextualizar o assunto, é importante frisar que o mundo corporativo ideal é aquele que não leva não conformidades. Sim, eu sei disso!

É justamente por isso que já falamos diversas vezes aqui no Blog sobre a importância de trabalhar sempre visando oportunidades de melhoria, e mais do que isso uma gestão de riscos eficaz, focada na prevenção e não em correção.

Isso serve tanto para que a Organização se mantenha num constante aperfeiçoamento de seus processos e soluções, como também para evitar as tão temidas não conformidades.

Mas, vamos ser sinceros? Hora ou outra, alguma coisa sai do controle, mesmo no melhor sistema de gestão do mundo, as adversidades podem acabar pegando o time de surpresa e levando a situações indesejadas.

Portanto, te lanço uma pergunta: você sabe como lidar com as não conformidades?

Afinal, com o erro/falha instalado no contexto organizacional, tudo se torna mais complicado.

A Organização acaba sofrendo com retrabalhos, custos e ainda é preciso tomar um imenso cuidado para que o problema não se torne algo maior do que já é. Por isso é muito importante que a equipe esteja preparada para essas situações.

Então, partiu nos aprofundar no assunto?

#1 Tenha um plano de ação eficaz!

O ideal é que a equipe tenha em sua cultura a ideia de antecipar os riscos, justamente para que as não conformidades não ocorram. Porém, sabemos que todo negócio está imerso em um contexto onde erros e situações adversas – muitas vezes incontroláveis e imprevisíveis – ocorrem.

Portanto, o primeiro passo na resolução de uma não conformidade dentro de uma Organização é: Aceitar que o problema existe, identificar o erro e sua causa raiz.

Ter um plano de ação eficaz, um time bem treinado e com jogo de cintura para enfrentar essas complicações com agilidade são o ponto chave para garantir que sejam feitas as melhorias necessárias para que a situação não volte a ocorrer.

Ou seja, não é possível ter um plano de ação pronto para cada situação que possa vir a ocorrer. Mas sim, é necessário ter um plano de ação pronto que prepare o time para lidar com tais situações de maneira ágil e assertiva para minimizar os danos.

#2 Espírito de equipe é tudo

Ao invés de perder tempo procurando culpados, o melhor é assumir a não conformidade como uma equipe, e resolvê-la unindo forças.

Sabe toda aquela estratégia montada pela empresa para atingir metas? Essa é a hora de analisá-la e buscar a melhor estratégia que leve o time de volta ao caminho correto.

Em uma situação como essa (de não conformidade) percebemos a eficácia (ou a ineficácia) do planejamento estratégico da Organização.

Afinal, um bom planejamento deve possuir parâmetros do que está e do que não está conforme. Somente assim é possível ter um padrão de qualidade. Logo, é necessário ter planos de ação para quando situações não conformes ocorrerem.

Dessa forma, mesmo quando a situação foge de quaisquer possíveis previsões de cenário – como a pandemia do COVID-19, por exemplo – o time já está inserido em uma cultura organizacional solucionadora. Logo, tende a encontrar o melhor caminho com muito mais rapidez e facilidade.

#3 Use e abuse das ferramentas da qualidade!

A utilização de ferramentas da qualidade possibilita maior agilidade e eficácia das ações.

Para encontrar a causa raiz de um problema, por exemplo, podemos utilizar o Diagrama de Ishikawa, 5 porquês ou até mesmo o Brainstorming.

Já quando falamos em plano de ação, o 5W2H é um ótimo direcionador e a Análise SWOT te ajuda a analisar o cenário interno e externo para desenvolver planejamentos e planos de ação, de forma minimizar riscos e aproveitar oportunidades.

Com uma cultura organizacional em que haja prevenção, comprometimento e união, basta seguir estes 3 passos quando a situação apertar. O sucesso é consequência de um time bem alinhado com os mesmos objetivos.

Para finalizar, deixo aqui um modelo editável de relatório de NC gratuito para download!

E como dizia o nosso Guru, Peter Drucker:

Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes.

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