Gestão de Documentos: Entenda tudo sobre lista mestra!

A lista mestra existe para facilitar o controle e a gestão de documentos. Com a sua utilização, você conta com informações importantes, como por exemplo, a versão em que o documento se encontra.

A lista mestra conta com:

• Código;
• Revisão;
• Descrição dos documentos.

Utilizando este padrão você evita o uso de versões obsoletas, ou seja, versões anteriores que não devem mais ser utilizadas. Além disso, é possível identificar a necessidade de atualização de documentos com maior facilidade.

Nesse sentido, podemos dizer que o controle e a organização adquirida com a utilização da lista mestra é fundamental em auditorias. Afinal, evita que a empresa leve não conformidades, devido ao controle ineficaz de informações fundamentais.

Porque utilizar este documento?

Além de evitar não conformidades, o uso da lista mestra garante as atualizações necessárias da documentação interna e ainda, auxilia a  melhoria contínua do SGQ como um todo.

Entretanto, para que os bons frutos por sua utilização sejam colhidos, é fundamental utilizá-la de forma sistêmica. Ou seja, é necessário desenvolver a periodicidade para a atualização e/ou descarte de documentos.

Dessa forma, o sistema de gestão conta sempre com informações confiáveis, organizadas e atualizadas.

Como utilizar a lista mestra de modo eficaz?

Como todo método adotado, para que a utilização da lista mestra tenha eficácia, é preciso que seja bem gerenciada. Por isso deve haver alguém do setor que fique responsável pelas alterações periódicas dos documentos.

Nesse sentido, o ideal é que o colaborador estabeleça uma rotina de revisão para garantir a conformidade das documentações. A periodicidade das revisões deve ser estabelecida de acordo com a realidade do contexto organizacional.

Outro ponto importante a ser destacado é que existem vários modelos de lista mestra, ou seja, o encarregado pela implementação desta ferramenta deve escolher aquela que mais se encaixa nos procedimentos internos da empresa.

Contudo, existem algumas informações, como por exemplo, versão e local onde o documento pode ser encontrado, que são imprescindíveis em todos os casos.

Porque você deve utilizar um software de gestão de documentos

Em primeiro lugar, mesmo que haja organização e o controle de documentos seja realizado de forma sistêmica, ainda assim, podem ocorrer erros/falhas em uma gestão manual, como por exemplo:

• Perder prazos;
• Deixar de atualizar as informações de algum documento;
• Utilizar versões obsoletas por engano, etc.

Utilizando um software como o Qualis, você recebe pendências automáticas sempre que é necessário atualizar e/ou fazer alterações nos documentos, evitando a perda de prazos.

Além disso, a atualização da lista mestra ocorre de forma automática a partir das alterações e/ou atualizações realizadas em determinado documento, evitando o uso de versões obsoletas.

Lembre-se sempre, uma empresa sem estratégia é uma empresa sem perspectiva de crescimento. O sucesso consiste em se atentar aos pequenos detalhes e investir constantemente em melhorias.

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