MAPEAMENTO DE PROCESSOS EM 6 PASSOS!

Você sabe o que é Mapeamento de Processos e a sua importância da Organização? Quer entender como montar o seu mapeamento de processos em 6 passos? Então acompanhe o texto.

Já falamos aqui algumas vezes sobre isso, mas para refrescar a memória, o mapeamento de processos trata-se da representação sequencial de cada etapa das atividades que devem ser realizadas, contendo informações tais como:

• Ações de entrada e saída;
• Aspectos operacionais e administrativos;
• Responsáveis;
• Recursos;
• Custos;
• Metodologia;
• Etapas, etc.

Assim, é possível padronizar o registro de informações das atividades do time, garantindo maior facilidade na gestão, além do aumento na eficiência, agilidade e eficácia nos mais diversos setores do ambiente interno.

Nesse sentido, é importante entender os diferentes tipos de processos:

• primários: voltados à entrega de valor ao consumidor
• de gerenciamento: voltados à gestão
• de apoio: facilitam a execução dos processos primários

PORQUE UTILIZAR O MAPEAMENTO DE PROCESSOS?

Mapeando todos os processos da organização, é possível ter maior controle das atividades e resultados alcançados. Dessa forma, gargalos e oportunidades tornam-se mais evidentes.

Além disso, os processos permitem a padronização na execução das funções, o que resulta no aumento da produtividade.

Outros benefícios que podemos citar, são:

• Gestão preventiva e mentalidade baseada em riscos;
• Padronização das atividades;
• Facilidade de entendimento das atividades por parte dos envolvidos;
• Controle de custos e recursos;
• Melhoria na qualidade dos produtos/serviços;
• Aumento da satisfação de clientes, etc.;

MAPEAMENTO DE PROCESSOS EM 6 PASSOS

Sabendo um pouco mais sobre mapeamento de processos e a sua importância para a organização, que tal fazer aquele checklist e começar a mapear tudo por aí?

Nós te ajudamos nessa missão. Siga os passos:

1. Determine os objetivos do mapeamento

Antes de tudo, é preciso ter bem claro qual é o objetivo dos processos a serem mapeados. De nada adianta padronizar tudo, se os mapeamentos não fizerem sentido no contexto organizacional.

Nesse sentido, o objetivo é mapear as atividades para aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos produtos/serviços? Quais atividades devem ser mapeadas? Porque?

Essas são algumas das perguntas a serem respondidas no nível de planejamento.

Portanto, dê o “start” recolhendo o máximo de informações sobre as funções do seu time, identifique as atividades recorrentes e estabeleça a melhor forma de mapeá-las.

2. Definição dos processos a serem mapeados

Logo após coletar as informações referente às atividades recorrentes, defina os processos que precisam ser mapeados.

Para garantir a eficácia dos mapeamentos e fazer tudo direitinho, atente-se às seguintes questões:

• Objetivo do mapeamento;
• Criticidade e riscos envolvidos no processo;
• Normas e regulamentações a serem seguidas;
• Partes envolvidas, etc.

3. Comunique as partes interessadas

Esta é uma etapa F-U-N-D-A-M-E-N-T-A-L para garantir o sucesso da execução das atividades conforme descrito no mapeamento dos processos.

É necessário haver uma comunicação clara para que todos entendam os benefícios, a importância e a maneira como devem seguir cada passo do fluxo. Para isso, não meça esforços, invista em treinamentos, comunicados e estratégias que motivem a equipe a dançar conforme a música.

4. Automatize

Na era da digitalização, é impossível falar de processos e gestão, sem citar a importância da automatização.

Utilizar um software que te ajude a ser mais ágil e assertivo faz toda a diferença! No Software Qualis por exemplo, você cadastra os processos e macroprocessos, garantindo a padronização e o alcance de metas, além de identificar facilmente os pontos de melhoria.

Dentre os principais benefícios de mapear os seus processos no Qualis, podemos citar:

• Mapeamento de processos baseado na ferramenta SIPOC;
• Diagrama de Tartaruga – Relatórios em formato visual dos processos mapeados;
• Associa riscos, documentos e indicadores aos processos;
• Desativação ou reativação de processos já mapeamentos de forma simples e rápida, dentre outros.

Se você quiser saber mais sobre o Software, é só clicar aqui e nós tiraremos todas as suas dúvidas. E não se preocupe, é sem compromisso, tá?

E se você já quiser dar início ao seu Mapeamento de Processos, utilize este modelo gratuito que desenvolvemos para te ajudar!

5. Monitore

Acompanhe os resultados que estão sendo atingido com os mapeamentos, dessa forma, você identifica se tudo está saindo como o planejado, quais são os gargalos e pontos de melhoria.

Não adianta nada investir tempo e recursos padronizando tudo, se não houver monitoramento, afinal, nenhum plano é tão perfeito que não precise de correções e melhorias.

É melhor prevenir do que remediar, não é mesmo?

6. Otimização

Após analisar todos os pontos de melhoria e possíveis correções, é o momento de desenvolver o plano de ação para otimizar os processos em questão.

Estar em constante melhoria não só torna a organização próspera, como incentiva o time a ter uma postura baseada em um pensamento preventivo, e mais do que isso, inovador.

Além disso, uma equipe que busca a melhoria contínua, sempre está mais preparada para lidar com as adversidades.

E aí, o seu sistema de gestão já conta com Mapeamento de Processos? Está tudo padronizado por aí?

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